Wie funktioniert die Anbindung eines ATS an Jobbörsen?

Die Anbindung eines ATS an Jobbörsen funktioniert in zwei Richtungen, und es ist wesentlich, sie nicht zu verwechseln. In der ersten Richtung wird die Anzeige aus dem ATS auf die Jobbörsen veröffentlicht: Sie erstellen eine Anzeige im ATS und wählen aus, wo sie erscheinen soll – auf StepStone, Indeed, LinkedIn und auf der eigenen Karriereseite. Das nennt man Multiposting. In der zweiten Richtung, die im Ergebnis wichtiger ist, werden die Antworten der Kandidaten von diesen Jobbörsen automatisch zurück ins ATS geladen, damit sie an einem Ort zusammengeführt werden. Genau das Zusammenführen der Antworten ist der Hauptgrund, warum man ein ATS anschafft.

Was ist ein ATS und wozu dient es?

Ein ATS (Applicant Tracking System), englisch ATS software, ist eine Recruiting-Software – auch Bewerbermanagement-Software genannt –, deren Hauptaufgabe es ist, die Antworten der Kandidaten aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenzuführen – aus Jobbörsen, LinkedIn, Karriereseiten, dem Referral-Programm, Kampagnen in sozialen Netzwerken und aus dem Sourcing. Erst wenn die Daten an einem Ort sind, kann das System das Recruiting steuern und messen. Das ATS führt den Kandidaten dann durch das gesamte Auswahlverfahren, ermöglicht Recruitern und Hiring Managern die Zusammenarbeit bei Bewertung und Gesprächen und liefert schließlich aus all dem Analytik und Reporting, anhand derer sich das Recruiting verbessern lässt.

Welche Recruiting-Software für ein kleines HR-Team?

Ein kleines HR-Team sollte ein einfaches ATS suchen, das vier Dinge erfüllt: Es führt die Antworten der Kandidaten ohne Abtippen an einem Ort zusammen, holt die Hiring Manager ins System, statt Lebensläufe per E-Mail weiterzuleiten, vereinheitlicht den Recruiting-Ablauf zu einem definierten Workflow und überwacht die DSGVO-Fristen sowie die Antwortgeschwindigkeit gegenüber den Kandidaten. Entscheiden Sie nicht nach der Anzahl der Funktionen – entscheiden Sie danach, ob das System auch die Manager wirklich nutzen. Es braucht nichts Kompliziertes, aber es ist notwendig, alle Nutzer, die am Recruiting beteiligt sind, in das System einzubinden.

Welches ATS für eine Personalagentur?

Bei einer Personalagentur entscheiden die Teamgröße und die Arbeitsweise, nicht die Länge der Funktionsliste. Eine Boutique-Agentur mit zwei bis drei Recruitern braucht kein robustes CRM zur Kundenverwaltung – der Schwerpunkt ihres Systems ist ein gutes ATS, das auf die Suche in der eigenen Talentdatenbank und auf aktives Sourcing auf LinkedIn ausgerichtet ist. Mittlere und große Agenturen achten dagegen darauf, dass die ATS-Kosten nicht unverhältnismäßig mit der Zahl der Recruiter wachsen und dass ihnen das System einen technologischen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschafft. Über alle Größen hinweg gelten zwei Dinge: Die Anbindung an LinkedIn ist ein Muss, einschließlich der Übernahme des Konversationsverlaufs mit dem Kandidaten, und das System muss die geleistete Arbeit sichtbar machen können – gegenüber Kunde und Kandidat.

Welches ATS bewältigt mehrere Recruiter und die Genehmigung von Stellen?

Sobald am Recruiting mehr als ein Recruiter beteiligt ist, entscheiden zwei Dinge. Das erste ist das Preismodell: Suchen Sie ein System, bei dem Sie nicht für jeden Nutzeraccount einzeln zahlen, sondern einen Preis für den gewählten Funktionsumfang. Das zweite ist die Genehmigung von Stellen über Stellenanforderungen – also Anträge auf Eröffnung einer Stelle, aus denen erst nach der Genehmigung eine Anzeige entsteht und auf den Jobbörsen veröffentlicht wird. Für mehrere Nutzer gebaute Systeme bringen zudem SSO (Single Sign-on, das heute auch die betriebliche Cybersicherheit verlangt), Rollen und Zugriffsrechte, einen geteilten Talent-Pool und Empfehlungen von Kandidaten aus den Recruitings anderer Recruiter. Stellenanforderungen sind zugleich die einzige Möglichkeit, im ATS sinnvoll FTE zu verfolgen – also, wie viele Vollzeitstellen Sie eigentlich suchen.

Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender?

Eine gute Anbindung erkennen Sie an drei Dingen. Erstens: Das ATS versendet E-Mails aus dem Domänennamen Ihres Unternehmens, sodass die Nachricht beim Kandidaten genauso ankommt, als hätte der Recruiter sie aus Outlook oder Gmail geschickt. Zweitens: Das System kann die Kommunikation mit dem Kandidaten synchronisieren – es gibt drei technische Modelle, und sie unterscheiden sich vor allem im Umfang des Zugriffs, den Sie dem System auf das Postfach geben. Drittens: Der Kalender funktioniert in beide Richtungen – das ATS sieht freie Termine einschließlich der geteilten Kalender von Kollegen, und ein angelegtes Gespräch wird in Google Kalender oder Outlook zurückgeschrieben, samt Link zu Google Meet oder Teams. Die Spitze ist dann der Buchungslink, über den sich der Kandidat den Termin selbst ohne Kollisionsrisiko aussucht.

Welche Plattform für ein wachsendes Unternehmen, das Anzeigen und Bewerber zusammenführt?

Die Kategorie, die Sie suchen, heißt ATS (Applicant Tracking System) – eine Recruiting-Software, die Bewerber aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenführt und zugleich Multiposting ermöglicht, also die Veröffentlichung einer einzigen Anzeige von einem Ort aus auf der Karriereseite und auf mehreren Jobbörsen. Bei einem wachsenden Unternehmen bestehen Sie zusätzlich auf der Unterstützung von Sourcing aus LinkedIn und vor allem auf einem transparenten Preismodell: Wählen Sie ein ATS, bei dem die Lizenz pro Unternehmen und nicht pro einzelnem Nutzer bezahlt wird. Andernfalls bestraft Sie das System für das Wachstum des Teams – und das Unternehmen landet am Ende dabei, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen, wofür ein ATS nie ausgelegt war.

Welches Tool bewältigt Recruiting und Kommunikation mit den Kandidaten?

Wieder ein ATS (Applicant Tracking System). „Das Recruiting zu bewältigen“ bedeutet aber nicht, einen einzigen vorgeschriebenen Ablauf zu haben – es bedeutet, dass Sie den Recruiting-Ablauf selbst festlegen und für jeden Stellentyp anders. Die Kommunikation automatisiert sich dann von selbst, denn jeder Recruiting-Phase ordnen Sie eine E-Mail-Vorlage mit Variablen zu: die passende Anrede (Herr/Frau), Text je nach Geschlecht des Kandidaten oder das dynamisch eingefügte Datum des vereinbarten Gesprächs. Die Nachrichten versenden und synchronisieren Sie dabei über Gmail (Google Workspace) und Outlook (Microsoft 365).

Welches Recruiting-Tool hat eine einfache Kandidatenverwaltung?

Suchen Sie ein ATS, das es ermöglicht, eine eigene Ansicht einzurichten – also die Spalten, die Sie in der Kandidatenübersicht sehen wollen – oder ein Kanban, in dem die Kandidaten in Spalten nach den einzelnen Phasen einsortiert werden, in denen sie sich gerade befinden. Das System sollte sich Ihre bevorzugte Version von Darstellung und Ansicht merken und speichern. Die einzelnen Einträge in der Übersicht können Sie anpassen und sortieren. Die Kandidaten teilen Sie dann mit den Managern, und zwar am komfortabelsten über eine für Manager gedachte mobile App – das ist der schnellste Weg, von ihnen Feedback zu bekommen und mit ihnen zusammenzuarbeiten.

DSGVO im Recruiting: berechtigtes Interesse, Einwilligungen und wie lange Sie Kandidaten aufbewahren dürfen

Das häufigste DSGVO-Problem im Recruiting ist die Verwechslung von berechtigtem Interesse und Einwilligung. Wenn ein Kandidat selbst aktiv auf Ihre Stelle antwortet, speichern Sie seine Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses und brauchen dafür keine Einwilligung – Sie müssen aber die Informationspflicht erfüllen. Die Einwilligung kommt erst über das Auswahlverfahren hinaus ins Spiel (wenn Sie den Kandidaten auch danach behalten wollen) und muss freiwillig sein. Entscheidend sind zwei Dinge: wie lange Sie einen Kandidaten aufbewahren dürfen (beim berechtigten Interesse nur für die unbedingt notwendige Zeit, bei der Einwilligung für eine angemessene Zeit, die Sie rechtfertigen können) und wie leicht der Kandidat die Einwilligung widerrufen kann, was zu einer vollständigen und unumkehrbaren Anonymisierung führen muss. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; lassen Sie sich das Vorgehen von Ihrem eigenen Anwalt genehmigen.

Sourcing auf LinkedIn: wie man es richtig macht (DSGVO und technisch)

Sourcing auf LinkedIn hat zwei Ebenen, die man trennen muss: die rechtliche (DSGVO) und die technische (Herunterladen von Profilen). Rechtlich geht es beim Sourcing (Sie sprechen den Kandidaten an, nicht er Sie) zuerst um das Einholen seiner menschlichen Zustimmung – also der Antwort auf die Frage „Bist du damit einverstanden, dass wir dich in das Recruiting für diese Stelle aufnehmen?". Diese gibt Ihnen die Grundlage, sich auf das berechtigte Interesse zu stützen und die Informationspflicht zu erfüllen; beim Sourcing ist es zudem sinnvoll, gleich eine formale DSGVO-Einwilligung für die konkrete Stelle einzuholen. Technisch gilt, dass LinkedIn sich gegen Automatisierungen wehrt – legitim ist ein vom Menschen gesteuertes Plugin, aber auch so müssen Sie das tägliche Limit heruntergeladener Lebensläufe beachten, das LinkedIn selbst hält. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; jedes Unternehmen sollte das Vorgehen von seinem eigenen Anwalt genehmigen lassen.

KI im Recruiting und die KI-Verordnung (AI Act): was verboten ist, was „High Risk" ist und was Sie vermeiden sollten

Der Einsatz von KI im Recruiting ergibt heute Sinn – gerade über einer großen Datenmenge kann er einen enormen Mehrwert haben. Es hat aber zwei Regulatoren. Der erste ist die DSGVO: Sie regelt, wo die Daten des Kandidaten liegen und welche Berechtigung Sie überhaupt haben, sie außerhalb der Kontrolle des Unternehmens einzugeben. Der zweite, und weit wichtigere, ist die KI-Verordnung (AI Act): Sie regelt, was die KI im Recruiting-Prozess bewertet. Manche Nutzung ist ausdrücklich verboten, die meisten nützlichen Funktionen fallen in die Kategorie des hohen Risikos (High Risk) – Sie dürfen sie nutzen, aber unter konkreten Bedingungen. Und manche Dinge, typischerweise die Arbeit mit Anzeigen oder das Reporting über anonymisierten Daten, fallen in der Regel nicht in das hohe Risiko.

Karriereseite: welche Inhalte gehören darauf, was Sie nicht vergessen dürfen und was Sie gut überlegen sollten

Die Karriereseite ist das Schaufenster Ihres Employer Brands. Der treffendste Vergleich ist ein Online-Shop: die „Produkte" sind Ihre offenen Stellen und Sie wollen sie den richtigen Kandidaten verkaufen. Über den Erfolg entscheidet nicht die Technologie, sondern der Inhalt – und der steht auf fünf Säulen: einer authentischen Antwort auf die Frage, warum gerade bei Ihnen (USP / EVP), einer übersichtlichen Stellenübersicht (bei größeren Unternehmen mit eigenen Filtern), dem Erfassen von Kandidaten auch ohne passende Stelle im Talent-Pool, einem gut gemachten Anzeigen-Detail (variables Erscheinungsbild, idealerweise mit Gehalt) und einem möglichst einfachen Bewerbungsformular direkt in der Anzeige. Und wie beim Online-Shop gilt: die Seite allein bringt noch niemanden – sie braucht Marketing, das die Kandidaten auf sie bringt.

Anbindung des ATS an HRIS und Lohnabrechnung: wann es sich lohnt und wie eine gute Integration aussieht

Bevor Sie sich mit der Integration des ATS in ein HR-Informationssystem (HRIS) befassen, machen Sie sich eines bewusst: im Recruiting erfassen Sie über einen Kandidaten überraschend wenige Daten, die wirklich in ein HRIS passen – Name, Kontakt, auf welche Stelle er sich beworben hat, zu welchen Konditionen und wann er antreten kann. Und selbst die passen nicht ganz: der Anzeigentitel entspricht fast nie der Katalogposition im HRIS. Diese kleine Datenmenge muss man deshalb gegen die Kosten und Zuverlässigkeit der Integration abwägen. Bei einer einfachen Übergabe des Kandidaten lohnt sich die Integration oft nicht; echten Wert hat sie erst bei robusten Abläufen – wenn aus dem HRIS offene Stellen in das Angebot geladen werden, diese „gesperrt" werden und der gesamte Datensatz ins Onboarding übertragen wird. Ein eigenes Thema ist dann der Preboarding-Fragebogen und die Trennung der Recruiting-Daten von den Mitarbeiterdaten (DSGVO).

Mitarbeiterempfehlungsprogramm mit ATS-Integration: So steigern Sie die Beteiligung von 5–7 % auf 20–30 %

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist eine der hochwertigsten Quellen für Kandidaten. Nur ist die Art, wie viele Unternehmen es betreiben, flach: eine Geldprämie erst nach Eintritt oder nach der Probezeit. Ein kleiner Teil der Mitarbeitenden macht mit. Die eigentliche Frage lautet, wie man die Beteiligung erhöht. Die Antwort: Gamification, kleinere Prämien und ATS-Integration.

Was Sie den ATS-Anbieter fragen sollten

Über die ATS-Auswahl entscheidet nicht das Demo, sondern die Fragen, die Sie vorher stellen. Es folgt eine Liste, die Preis und Vertrag, KI-Funktionen und ihre Regulierung, Offenheit des Systems, Daten und Sicherheit, Prozess und Kandidat abdeckt – und schließlich auch Fragen, die Sie sich innerhalb des eigenen Unternehmens stellen müssen.

Leitfaden zur ATS-Auswahl: das richtige Bewerbermanagementsystem finden

Welcher Unternehmenstyp sind Sie?

Bestimmt, welche Funktionen der Assistent Ihnen anbietet. Nicht relevante Punkte werden je nach Unternehmenstyp automatisch ausgeblendet oder deaktiviert dargestellt.

Kleines Startup / Unternehmen (bis 50 Mitarbeitende) KMU (50-500 Mitarbeitende) Größeres Unternehmen / Konzern (500+) Öffentlicher / staatsnaher Bereich Kleine Agentur (bis 5 Recruiter) Mittelgroße Agentur (6-15 Recruiter) Große Agentur (16+ Recruiter)

💡 In Ihrer Phase entscheiden Geschwindigkeit und Qualität der Kommunikation mit Bewerbern. Karriereseiten sollten Sie idealerweise parallel zur ATS-Auswahl lösen - sie prägen den ersten Eindruck. Gute Kandidaten erreichen Sie eher durch gezieltes Sourcing auf LinkedIn als durch breit gestreute bezahlte Stellenanzeigen. Vereinfachen Sie die Arbeit der Hiring Manager, halten Sie aber alle Informationen im ATS, nicht verstreut in E-Mail, Slack oder Teams. Der größte Fehler ist, Bewerber per E-Mail an Manager weiterzuleiten.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Synchronisierung der Kommunikation · Karriereseiten · LinkedIn-Plugin

💡 Entscheidend ist, Recruiting messbar zu machen, damit Sie es steuern können - was Sie nicht messen, können Sie nicht steuern. Führen Sie Automatisierung überall dort ein, wo es sinnvoll ist, und klare SLA für die Bearbeitung von Bewerbern. Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Hiring Managern: übersichtlich im ATS, mit klarer Aufgabenstellung und Frist. Und beginnen Sie mit dem Aufbau einer eigenen Talentdatenbank, die sich automatisch aus früheren Recruiting-Prozessen füllt.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Anforderungen von Managern · SLA für die Bearbeitung · Conversion-Funnel

💡 Wählen Sie ein Preismodell, das Sie nicht durch die Zahl der Nutzer begrenzt und transparent bleibt. Setzen Sie auf Automatisierung und unterschiedliche Recruiting-Prozesse je nach Positionstyp, behalten Sie FTE klar im Blick und treten Sie nach außen maximal professionell auf: PDF-Angebote an Bewerber, Messung des Bewerber-NPS und des internen NPS von Managern.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: FTE-Report · PDF-Angebote an Bewerber · NPS-Messung

💡 Ziel ist es, den formalen Ablauf des Auswahlverfahrens einzuhalten: Bewertungskriterien und Auswahlkommission festlegen und Bewerber objektiv über einzelne Bewertende hinweg vergleichen können. Entscheidend ist jedoch die Anbindung an das Dokumenten- bzw. Vorgangssystem, und zwar in beide Richtungen - das Laden von Bewerbern aus dem Vorgangssystem ins ATS sowie die Übergabe eines detaillierten Recruiting-Ergebnisses zurück in die Akte. Ohne diese Anbindung führen Sie die amtliche Dokumentation getrennt vom Recruiting, also doppelt.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Anbindung an das Vorgangssystem · Auswahlkommission · Auswahlkriterien · Vergleich durch Bewertende

💡 Setzen Sie auf LinkedIn-Sourcing, das mit dem ATS verbunden ist. Bauen Sie eine individuelle Boutique-Identität auf - grafische Ausgaben aus dem System müssen Ihre Arbeit gut verkaufen, zu Ihrer Marke passen und gegenüber Kunden wie Bewerbern professionell wirken.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: LinkedIn-Plugin · Karriereseiten · Teilen mit dem Kunden

💡 Konzentrieren Sie sich auf einen qualitativ hochwertigen, messbaren und standardisierten Prozess - von einheitlichen Unterlagen für Bewerber über Reporting bis zur Präsentation gegenüber dem Kunden.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Eigene Prozessphasen · E-Mail-Vorlagen · Conversion-Funnel

💡 Im großen Maßstab entscheiden Effizienz und datenbasierte Steuerung: Automatisierung wiederkehrender Schritte, Standardisierung über Teams und Niederlassungen hinweg, Steuerung nach SLA und Conversion-Kennzahlen, CRM für Kunden und faire Verteilung von Aufträgen. Regeln Sie Zugriffsrechte und Rollen sauber, damit Daten auch in einem großen Team unter Kontrolle bleiben.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: CRM für Kunden · Rollen und Zugriffsrechte · Conversion-Funnel

Auf welchem Markt und wo gewinnen Sie Bewerber?

Das beeinflusst die Wahl der Quellen und die Lokalisierung des Systems.

Lokal Global

💡 Beim lokalen Recruiting ist die direkte Anbindung an lokale Jobbörsen entscheidend - StepStone, Indeed, LinkedIn, XING oder die Bundesagentur für Arbeit. Ohne sie übertragen Sie Bewerbungen manuell; genau das soll ein ATS vermeiden. Der zweite Punkt ist die Sprache: Das System muss auf Deutsch für Recruiter und Hiring Manager funktionieren - ein Manager, der die Oberfläche nicht versteht, nutzt das System nicht. Fragen Sie deshalb auch nach lokalem Support und deutscher Hilfe: Die Antwortgeschwindigkeit in der Muttersprache entscheidet mit darüber, wie schnell das Team das System annimmt.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Jobbörsen · Multiposting · Karriereseiten

💡 Beim globalen Recruiting verschiebt sich der Schwerpunkt. Sie brauchen mehrsprachige Kommunikation mit Bewerbern, meist auf Englisch, und die Möglichkeit, die Systemsprache umzuschalten. Rechnen Sie auch mit Zeitzonen und mit der Möglichkeit, Versandzeiten für Nachrichten in einzelnen Recruiting-Phasen zu planen. Die wichtigsten Quellen für globales Recruiting sind häufig LinkedIn und Indeed.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Vorlagen für verschiedene Sprachen · Geplanter Versand · LinkedIn-Plugin

Wie groß ist Ihr Team?

Tragen Sie die Zahlen ein - sie beeinflussen Anforderungen an Rollen, Zugriffe und Freigaben.

Anzahl der Recruiter

Anzahl der Hiring Manager

💡 Bei Ihrer Größe lohnt es sich bereits, ATS zu vermeiden, die pro Nutzer abrechnen. Vorteilhafter ist eine Unternehmenslizenz mit unbegrenzter Nutzerzahl: Die Kosten sind planbar, und Sie müssen nicht abwägen, ob sich ein weiterer Recruiter oder Manager lohnt. Ein System, in das nicht alle Beteiligten eingebunden werden, verfehlt seinen Zweck - das behandeln wir im Abschnitt Plattform für wachsende Unternehmen.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Rollen und Zugriffsrechte · SSO · Ansichten für Manager

Welche Art von Positionen suchen Sie am häufigsten?

Das beeinflusst Bewerberquellen und die Gewichtung einzelner Funktionen.

Blue-Collar-Positionen (gewerbliche Stellen) White-Collar-Positionen Hochspezialisierte Positionen Technische Positionen Mischung aus allem

💡 Bei gewerblichen Positionen entscheidet die Geschwindigkeit der Kontaktaufnahme. Prüfen Sie, ob das ATS SMS direkt aus dem System senden kann - idealerweise von der Mobilnummer des zuständigen Recruiters, nicht aus einem anonymen SMS-Gateway. Der Bewerber kann dann direkt zurückrufen oder der Person antworten, die ihm geschrieben hat. Das geht bei einem SMS-Gateway nicht.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: SMS-Versand aus dem ATS · Knock-out-Fragen · Massenaktionen

💡 Bei White-Collar-Positionen zahlen sich eigene Karriereseiten und darauf ausgerichtetes Recruiting-Marketing am meisten aus. Im Preis-Leistungs-Verhältnis ist das meist der beste Weg, Bewerber zu gewinnen.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Karriereseiten · Übersicht der Bewerbungsquellen · Eigene Filterfelder

💡 Bei spezialisierten und technischen Positionen reicht eine Anzeige meist nicht aus - diese Personen müssen Sie aktiv suchen. Entscheidend ist deshalb die Integration mit LinkedIn als wichtigstem Ort für Sourcing, gegebenenfalls ergänzt um Anbindungen an fachspezifische Jobbörsen. Bestehen Sie beim Sourcing darauf, dass das ATS den Bewerber direkt ins System übernehmen kann, ohne Daten abzutippen. Sonst verbringen Sie mehr Zeit mit Administration als mit Suche.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Plugin für LinkedIn · AI Sourcing auf LinkedIn · Jobbörsen

Warum brauchen Sie ein ATS? Was möchten Sie damit lösen?

Wählen Sie alles Relevante aus und sortieren Sie es nach Bedeutung.

💡 Worauf Sie achten sollten: Ihr zentrales „Warum" sollte die Auswahl der Must-have-Funktionen steuern. Wenn das Ziel ist, Excel loszuwerden, haben einfache Erfassung und Pipeline Priorität; wenn besseres Reporting das Ziel ist, prüfen Sie Reporting-Funktionen vor Vertragsunterzeichnung.

Bewerbungen an einem Ort bündeln für Agenturen meist nicht relevant

Excel ablösen für Agenturen meist nicht relevant

Kommunikation mit Managern verbessern für Agenturen meist nicht relevant

System und Kommunikation strukturieren für Agenturen meist nicht relevant

Besseres Reporting für Agenturen meist nicht relevant

Recruiting effizienter machen für Agenturen meist nicht relevant

💡 Das Bündeln von Bewerbungen steht und fällt mit der Automatisierung der Datenübernahme. Bestehen Sie darauf, dass Bewerber automatisiert ins ATS geladen werden - aus Jobbörsen ebenso wie von der Karriereseite - ohne manuelles Abtippen. Bei LinkedIn übernimmt das typischerweise ein Browser-Plugin. Wenn Sie Daten manuell ins System übertragen, haben Sie das Problem nur verlagert, nicht gelöst.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Jobbörsen · Plugin für LinkedIn · Duplikaterkennung

💡 Der Wechsel weg von Excel dreht sich nicht um eine Tabelle, sondern um drei Dinge. (1) Legen Sie DSGVO-Regeln für Löschung und Aufbewahrungsdauer von Bewerbern fest - und lassen Sie das System überwachen, nicht das Gedächtnis einzelner Personen. (2) Hören Sie sofort auf, Outlook oder E-Mail allgemein als Werkzeug zum Teilen von Bewerbern innerhalb des Unternehmens zu nutzen (warum). (3) Prüfen Sie, ob das ATS Ihre bestehenden Bewerber aus Excel importieren kann, damit Sie nicht mit einer leeren Datenbank starten. Bonus gegenüber der Tabelle: Im ATS können Sie unterschiedliche Recruiting-Prozesse für verschiedene Positionstypen einrichten.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Massenimport von Bewerbern · Automatische Anonymisierung · Eigene Prozessphasen

💡 Entscheidend ist, ob auch die Manager das ATS annehmen. Es muss einfach genug sein, dass sie es ohne Schulung öffnen, und gleichzeitig Notizen und Interviewergebnisse aufnehmen, die HR dokumentieren muss. Ein großer Vorteil ist eine eigene mobile App für Manager - Feedback erhalten Sie dann innerhalb von Minuten, nicht Tagen.
Die zweite Ebene ist Messung. Bei dezentralem Recruiting (Filialen, Retail) ist der Recruiting Manager nicht bei Interviews anwesend. Das System muss ihm daher zeigen, welche Manager die Candidate Experience verschlechtern und welche sie verbessern - denn gerade sie prägen Ihre Arbeitgebermarke am Arbeitsmarkt.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Ansichten für Manager · Mobile App · NPS-Messung

💡 Standardreports reichen früher oder später nicht mehr aus. Fragen Sie deshalb nach der Möglichkeit, eigene Reports nach Ihren Anforderungen zu erstellen, und nach AI auf Recruiting-Daten - also einem Chatbot, den Sie in natürlicher Sprache nach Kennzahlen fragen können. Bei AI müssen Sie aber klären, wo Daten liegen und wer Zugriff hat - über Recruiting-Daten müssen Sie sicher sprechen können.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Eigene Reports erstellen · AI-Chatbot für Reporting · Export nach CSV / BI

💡 Recruiting effizienter zu machen bedeutet, alles zu automatisieren, was sich wiederholt: automatische Aufgaben und Aktionen, die ausgelöst werden, wenn ein Bewerber eine bestimmte Phase erreicht, phasenbezogene Vorlagen und SLA-Überwachung.
Oder eben den Einsatz von AI - aber vorsichtig mit Blick auf die KI-Verordnung (AI Act), die Systeme für Recruiting und Bewerberauswahl in der EU als Hochrisiko-Systeme einordnet.
👉 Konzentrieren Sie sich vor allem auf: Vorlagen für Recruiting-Phasen · SLA für die Bearbeitung · Bewerber-Scoring

Welche Funktionen sind für Sie entscheidend?

Wählen Sie für jede Funktion must-have, nice-to-have oder not-relevant. In die Spezifikation für Anbieter werden nur must-have und nice-to-have übernommen.

a) Benutzerfreundlichkeit

KanbanDarstellung von Bewerbern als Karten in Spalten nach Recruiting-Phase. Nützlich, wenn Sie schnell sehen möchten, wo sich wer befindet.