Rýchle odpovede na najčastejšie otázky #
Deväť otázok, ktoré pri výbere ATS padajú najčastejšie. Odpoveď v odseku, detail v článku nižšie.
Čo je ATS systém a na čo slúži? #
ATS (Applicant Tracking System) je náborový softvér. Jeho hlavným a primárnym cieľom je
zlúčiť odpovede kandidátov z rôznych miest na jedno miesto, kde sa s nimi skutočne
pracuje – z pracovných portálov, z LinkedInu, z kariérnych stránok, z referral programu,
z propagácií na sociálnych sieťach aj zo sourcingu. Vo chvíli, keď máte dáta na jednom mieste,
dokáže systém celý proces riadiť a merať. Ďalšou fázou je previesť kandidáta náborom
a pritom efektívne spolupracovať s kolegami: zdieľať poznámky z pohovoru, plánovať pohovory a zdieľať
hodnotenie od recruiterov aj hiring manažérov. Nakoniec o tom všetkom poskytne dosť informácií, ktoré celý
proces zlepšia a zefektívnia – teda analytiku, reporting a grafy.
Kým máte odpovede na piatich rôznych miestach, nemáte čo riadiť – ani čo merať.
Celý článok: Čo je ATS a kedy ho potrebujete →
Ako funguje napojenie ATS na pracovné portály? #
V dvoch smeroch. Prvý smer je publikácia inzerátu z ATS na pracovné portály,
prípadne na vaše kariérne stránky: jeden inzerát zadáte v ATS a len zaškrtnete, kam sa má
publikovať. Tomu sa hovorí multiposting. Druhý smer, ktorý je ešte
dôležitejší, pracuje s nahrávaním odpovedí kandidátov z tých rôznych miest späť do ATS – tak, aby
zaistil najdôležitejšiu funkciu ATS: zlúčiť odpovede kandidátov na jedno miesto. Každý portál má iný
spôsob napojenia; niektoré umožňujú API rozhranie, iné zasielanie dát cez XML.
Opýtajte sa preto pri každom mieste, kde chcete publikovať, či vaše ATS jeho typ rozhrania
podporuje.
Celý článok: Napojenie na pracovné portály →
Aký náborový softvér zvoliť pre malý HR tím? #
Väčšina malých HR tímov nemá žiadne ATS – dáta spracúva v Exceli a Outlooku, teda ich odniekiaľ
prepisuje. Chýba aj automatizácia GDPR, teda stráženie doby, počas ktorej sa kandidát smie uchovávať.
Najväčším problémom je však preposielanie životopisov a odpovedí kandidátov manažérom
e-mailom. Nikto už po dvoch rokoch nejde za manažérom, aby osobné údaje zmazal, a dáta tak
v e-maile zostávajú dlhšie, než majú. Keď navyše recruiter rozošle tridsať takých e-mailov, neustráži,
ktorý manažér odpovedal – a kandidát často nedostane žiadnu odpoveď.
Len čo životopis opustí ATS systém, prestane existovať ktokoľvek, kto zaň zodpovedá –
ani za GDPR, ani za odpoveď kandidátovi.
Nie je potrebné nič komplikované, ale je nutné zapojiť do systému všetkých používateľov.
Celý článok: ATS pre malý HR tím →
Aké ATS zvoliť pre personálnu agentúru? #
Kľúčový je aspekt veľkosti tímu a spôsobu práce agentúry. Butiková agentúra
o dvoch až troch recruiteroch má pár vybraných klientov, o ktorých sa stará; nepotrebuje robustné CRM
na správu klientov, ale ťažisko systému na kvalitnom ATS zameranom na vyhľadávanie vo vlastnej
databáze talentov a na aktívny sourcing na LinkedIne. Pri väčších agentúrach je naopak kľúčové, aby
náklady na ATS neboli neúmerne veľké a aby im systém poskytol technologickú výhodu oproti iným
agentúram. Naprieč všetkými veľkosťami je kľúčové napojenie na LinkedIn, a to aj vrátane komunikácie,
ktorú ste si s kandidátom písali. Nemenej dôležitá je automatizácia výstupov, ktoré prezentujú
kvalitu a rozsah práce agentúry – tá je totiž pre klienta aj pre kandidáta sčasti neviditeľná.
Celý článok: ATS pre personálnu agentúru →
Aké ATS zvládne viac náborárov a schvaľovanie pozícií? #
Také s priateľským cenovým modelom: nekupujete účty podľa počtu používateľov, ale
platíte jednu cenu za vybrané funkcie. Také systémy zvyčajne majú aj funkcie orientované na viac
používateľov – napríklad SSO, ktoré z pohľadu kybernetickej bezpečnosti býva
vyžadované, stráženie kandidátov v jednotlivých fázach procesu alebo odporúčanie kandidátov z náborov
iných recruiterov. Schvaľovanie pozícií sa väčšinou rieši cez žiadanky, teda žiadosti
o otvorenie pozície, z ktorých až po schválení vzniknú samotné inzeráty. Výhodou žiadaniek je
evidencia FTE, teda počtu hľadaných plných úväzkov, a možnosť v reportingu sledovať,
koľko ich už bolo obsadených a koľko sa stále hľadá.
Bez žiadanky neviete, koľko ľudí (FTE) vlastne hľadáte. Viete len, koľko inzerátov máte vonku.
Celý článok: Viac náborárov, žiadanky a FTE →
Ktoré ATS má dobré napojenie na e-mail a kalendár? #
Či už používate Google Workspace, alebo Microsoft 365 s Outlookom, kľúčové je, že ATS odosiela
e-maily z doménového mena vašej firmy – teda rovnako, ako keby ste ich poslali
z Outlooku či Gmailu. Veľkou pridanou hodnotou je synchronizácia komunikácie, ktorá môže prebiehať
tromi spôsobmi: ručne cez plugin v Outlooku alebo Gmaili, automatizovane cez
systémový e-mail, ktorý v kópii zaznamenáva komunikáciu medzi kandidátom
a recruiterom, alebo priamym napojením na schránku, keď ATS číta všetky prichádzajúce
správy – ten spôsob však z pohľadu kybernetickej bezpečnosti nebýva obľúbený a väčšina firiem ho
nepovoľuje. Kalendár musí fungovať obidvoma smermi: vidieť dostupnosť svoju aj zdieľaných kalendárov kolegov
a prepísať založený pohovor späť do kalendára, vrátane odkazu na Teams alebo Google Meet.
Celý článok: Napojenie na e-mail a kalendár →
Odpoveďou je ATS. Zjednotí kandidátov na jedno miesto a umožní multiposting,
teda zverejnenie jedného inzerátu z jedného miesta na viac miest – či už ide o kariérne stránky, alebo
o pracovné portály. Odporúčame aj dôraz na podporu sourcingu z LinkedInu. Rastúca firma potrebuje
transparentný a jednoduchý cenový model, ktorý ju nebude zaťažovať rastúcimi
nákladmi s každým ďalším používateľom. Preto vyberajte ATS, kde sa platí licencia za firmu,
nie za jednotlivého používateľa: firma má potom transparentný ročný náklad a môže systém
využívať v plnej šírke.
V opačnom prípade sa veľmi často stáva, že firma zdieľa jeden účet medzi viacerými používateľmi –
a vzniká z toho množstvo problémov a nejasností, na ktoré systém nikdy nebol navrhnutý.
Celý článok: Platforma pre rastúcu firmu →
Aký nástroj zvládne nábor aj komunikáciu s kandidátmi? #
Opäť ATS. Zvládnutím náboru sa hlavne myslí to, že si môžete vytvoriť
vlastný postup náborového procesu a že vám ATS nediktuje jednotný systém náboru pre
všetkých. Následná komunikácia s kandidátmi sa potom ľahko automatizuje, pretože v jednotlivých krokoch
náboru sú jasne vydefinované e-mailové šablóny. Tie umožnia používať placeholdery:
doplnia napríklad oslovenie kandidáta v správnom tvare pre slovenčinu a v základnom tvare pre
cudzojazyčné šablóny, text podľa rodu kandidáta alebo dynamicky doplnený dátum dohodnutého pohovoru.
Komunikáciu vediete z Gmailu (Google Workspace) aj z Outlooku (Microsoft 365) a vďaka pluginu ju
synchronizujete do systému.
Celý článok: Nábor aj komunikácia s kandidátmi →
Aký nástroj na nábor má jednoduchú správu kandidátov? #
Taký, ktorý umožní nastaviť si vlastný pohľad – teda stĺpce, ktoré chcete
v prehľade kandidátov vidieť – alebo kanban, kde sú kandidáti zoradení do stĺpcov
podľa jednotlivých fáz, v ktorých sa nachádzajú. Systém by si mal vašu obľúbenú verziu pohľadu
zapamätať a uložiť. Jednotlivé položky v prehľade si prispôsobíte a zoradíte, kandidátov potom
zdieľate s manažérmi.
Mobilná aplikácia určená pre manažérov je najjednoduchší a najkomfortnejší spôsob výmeny dát
medzi recruiterom a hiring manažérom – a najrýchlejšie od manažéra získate spätnú väzbu.
Celý článok: Jednoduchá správa kandidátov →