Na čo všetko musíte ATS napojiť: portály, kariérne stránky, LinkedIn a referral #
Kandidáti k vám neprichádzajú jediným kanálom. Prichádzajú z pracovných portálov, kariérnych stránok,
LinkedInu a na základe odporúčaní zamestnancov. Napojenie ATS na tieto štyri zdroje
rozhoduje o tom, či sa odpovede zhromaždia na jednom mieste, alebo ich budete ručne prepisovať
z e-mailov. Je to jedno z najdôležitejších kritérií výberu, pričom sa často zabúda na obojsmerné napojenie.
Ako napojíte ATS na pracovné portály? #
Napojenie má vždy dva smery a oba musia fungovať. Prvým je publikovanie: jeden inzerát zadáte v ATS
a označíte, kde sa má zverejniť. Tomu sa hovorí multiposting. Druhý smer je dôležitejší —
sťahovanie odpovedí kandidátov z portálov späť do ATS. Bez neho sa síce inzerát zverejní, ale kandidáti
zostanú roztrúsení po portáloch a v e-mailoch.
Každý portál sa pritom pripája inak. V praxi sa stretnete s týmito spôsobmi:
| Spôsob napojenia | Čo to znamená v praxi |
|---|
| Zabudované v ATS | Portál je súčasťou systému a účet si založíte priamo v ňom. Najjednoduchšia možnosť — nič nenastavujete. |
|---|
| API | Priame prepojenie oboma smermi, zvyčajne najrýchlejšie. Vyžaduje token alebo prístup od portálu. |
|---|
| XML publikačný kanál | ATS vytvorí súbor s pozíciami, ktorý si portál v určených intervaloch sťahuje. Pozície sa preto nezobrazia okamžite, ale v stanovených časoch. |
|---|
| XML feed s kandidátmi | Opačný smer — portál poskytuje súbor s odpoveďami, ktorý ATS načítava. |
|---|
| Webhook | Portál odošle odpoveď do ATS vo chvíli, keď dorazí. Typické pre menšie a novšie portály. |
|---|
| Odpovedný formulár | Na portáli je formulár, ktorý zhromažďuje odpovede priamo do ATS. Riešenie pre portály bez vlastného rozhrania. |
|---|
| Plugin do prehliadača | Kandidáta stiahnete z portálu ručne na pár kliknutí. Použiteľné tam, kde portál automatizáciu neumožňuje. |
|---|
| Systémový e-mail | Núdzová, ale funkčná cesta: notifikáciu z portálu prepošlete na adresu pozície a kandidát sa automaticky založí v ATS. |
|---|
Neuspokojte sa s vetou „portály podporujeme“. Vyžiadajte si zoznam konkrétnych portálov a pri každom typ a smer napojenia — či vie iba zverejniť inzerát, alebo aj stiahnuť odpovede.
Rozdiely sú veľké aj medzi veľkými hráčmi. Niektoré portály prenesú pozície iba do rozpracovaného
stavu a zverejnenie musíte dokončiť u nich, iné publikujú v pevných časoch niekoľkokrát denne,
ďalšie fungujú okamžite cez API. Opýtajte sa tiež, kto za napojenie platí — niekedy je v cene
licencie ATS, inokedy si ho účtuje portál.
Podrobne o napojení ATS na pracovné portály →
Ako prepojíte ATS s kariérnymi stránkami? #
Kariérne stránky sú jediný kanál, ktorý máte úplne pod kontrolou, a mali by byť zdrojom odpovedí
číslo jeden. Zoznam pozícií nesmie byť statickou stránkou, ktorú niekto ručne prepisuje. ATS ho má
vygenerovať alebo poskytnúť cez rozhranie, ktoré načíta váš web — a odpovede z formulára musia smerovať
priamo do systému, nie do e-mailu personalistu. Vopred si overte, či integráciu zvládne váš web,
alebo na ňu budete potrebovať agentúru.
Podrobne o kariérnych stránkach →
Ako prepojíte ATS s LinkedInom? #
LinkedIn sa zvyčajne nerieši ako publikačný kanál, ale ako sourcing. Dobré ATS dokáže preniesť
profil kandidáta do systému bez ručného prepisovania, typicky cez plugin do prehliadača.
Počítajte s tým, že LinkedIn má vlastné limity a pravidlá.
Podrobne o sourcingu na LinkedIne →
Ako do ATS zapojíte referral program? #
Odporúčania od zamestnancov bývajú najlacnejším a najkvalitnejším zdrojom kandidátov, ale iba vtedy,
keď sa nespravujú v tabuľke. Referral napojený na ATS znamená, že zamestnanec vidí, kam sa jeho tip
posunul, a vy máte odporučených kandidátov v rovnakom workflow ako všetkých ostatných. Dôležité je
aj meranie: kto kandidáta odporučil, v akej fáze sa nachádza a aká je úspešnosť referral zdroja.
Podrobne o referral programe →
Chcete si overiť, ako dobre máte napojený svoj ATS? Prejdite si zoznam otázok pre dodávateľa →
Napojenie ATS na pracovné portály funguje v dvoch smeroch a je zásadné ich nezamieňať. Prvým smerom sa inzerát publikuje z ATS na portály: jeden inzerát zadáte v ATS a zaškrtnete, kam sa má vystaviť – na Profesia.sk, Pretlak aj na vlastné kariérne stránky. Tomu sa hovorí multiposting. Druhým smerom, ktorý je vo výsledku dôležitejší, sa odpovede kandidátov z týchto portálov automaticky sťahujú späť do ATS, aby sa zlúčili na jedno miesto. Práve zlúčenie odpovedí je hlavný dôvod, prečo sa ATS obstaráva.
Prečítať celú odpoveď →
ATS (Applicant Tracking System), po anglicky ATS software, je náborový softvér (po slovensky niekedy náborová aplikácia), ktorého hlavnou úlohou je zlúčiť odpovede kandidátov z rôznych zdrojov na jedno miesto – z pracovných portálov, LinkedInu, kariérnych stránok, referral programu, kampaní na sociálnych sieťach aj zo sourcingu. Až keď sú dáta na jednom mieste, dokáže systém nábor riadiť a merať. ATS potom prevedie kandidáta celým výberovým konaním, umožní recruiterom a hiring manažérom spolupracovať nad hodnotením a pohovormi, a nakoniec z toho všetkého poskytne analytiku a reporting, podľa ktorých sa dá nábor zlepšovať.
Prečítať celú odpoveď →
Malý HR tím by mal hľadať jednoduché ATS, ktoré splní štyri veci: zlúči odpovede kandidátov na jedno miesto bez prepisovania, dostane hiring manažérov dovnútra systému namiesto preposielania životopisov e-mailom, zjednotí postup náboru do definovaného workflow, a ustráži GDPR lehoty aj rýchlosť odpovedí smerom ku kandidátom. Nerozhodujte podľa počtu funkcií – rozhodujte podľa toho, či systém naozaj použijú aj manažéri. Nie je potrebné nič komplikované, ale je nutné do systému zapojiť všetkých používateľov, ktorí sa náboru zúčastňujú.
Prečítať celú odpoveď →
Pri personálnej agentúre rozhoduje veľkosť tímu a spôsob práce, nie dĺžka zoznamu funkcií. Butiková agentúra o dvoch až troch recruiteroch nepotrebuje robustné CRM na správu klientov – ťažiskom jej systému je kvalitné ATS zamerané na vyhľadávanie vo vlastnej databáze talentov a aktívny sourcing na LinkedIne. Stredné a veľké agentúry naopak riešia, aby náklady na ATS nerástli neúmerne s počtom recruiterov a aby im systém dal technologickú výhodu nad konkurenciou. Naprieč všetkými veľkosťami platia dve veci: napojenie na LinkedIn je nutnosť, vrátane prenosu histórie konverzácie s kandidátom, a systém musí vedieť zviditeľniť odvedenú prácu smerom ku klientovi aj kandidátovi.
Prečítať celú odpoveď →
Len čo má nábor viac než jedného náborára, rozhodujú dve veci. Prvá je cenový model: hľadajte systém, kde neplatíte za každý používateľský účet zvlášť, ale jednu cenu za zvolený rozsah funkcií. Druhá je schvaľovanie pozícií cez žiadanky – teda žiadosti o otvorenie pozície, z ktorých až po schválení vznikne inzerát a publikuje sa na portály. Systémy stavané pre viac používateľov navyše prinášajú SSO (jednotné prihlásenie, ktoré dnes vyžaduje aj firemná kybernetická bezpečnosť), role a prístupové práva, zdieľaný talent pool a odporúčanie kandidátov z náborov ostatných recruiterov. Žiadanky sú zároveň jediný spôsob, ako v ATS zmysluplne sledovať FTE – teda koľko plných úväzkov vlastne hľadáte.
Prečítať celú odpoveď →
Dobré napojenie spoznáte podľa troch vecí. Po prvé: ATS odosiela e-maily z doménového mena vašej firmy, takže kandidátovi príde správa rovnako, ako keby ju recruiter poslal z Outlooku alebo Gmailu. Po druhé: systém vie synchronizovať komunikáciu s kandidátom – existujú tri technické modely a líšia sa hlavne mierou prístupu, ktorý systému dáte do schránky. Po tretie: kalendár funguje obidvoma smermi – ATS vidí voľné termíny vrátane zdieľaných kalendárov kolegov a založený pohovor sa prepíše späť do Google Kalendára alebo Outlooku, vrátane odkazu na Google Meet či Teams. Špičkou je potom rezervačný odkaz, ktorým si kandidát sám vyberie termín bez rizika kolízie.
Prečítať celú odpoveď →
Kategória, ktorú hľadáte, sa volá ATS (Applicant Tracking System) – náborový softvér, ktorý zjednotí uchádzačov z rôznych zdrojov na jedno miesto a zároveň umožní multiposting, teda publikáciu jedného inzerátu z jedného miesta na kariérne stránky aj na viac pracovných portálov. Pri rastúcej firme navyše trvajte na podpore sourcingu z LinkedInu a hlavne na transparentnom cenovom modeli: vyberajte ATS, kde sa platí licencia za firmu, nie za jednotlivého používateľa. Inak vás rast tímu bude systém trestať – a firma nakoniec skončí pri zdieľaní jedného účtu medzi viacerými ľuďmi, na čo ATS nikdy nebol navrhnutý.
Prečítať celú odpoveď →
Opäť ATS (Applicant Tracking System). „Zvládnuť nábor“ však neznamená mať jeden predpísaný postup – znamená to, že si vlastný priebeh náboru nastavíte sami a pre každý typ pozície inak. Komunikácia sa potom automatizuje sama, pretože ku každej fáze náboru priradíte e-mailovú šablónu s premennými: oslovenie v správnom tvare u slovenských kandidátov a v základnom tvare u cudzojazyčných, text podľa rodu kandidáta alebo dynamicky doplnený dátum dohodnutého pohovoru. Správy pritom odosielate a synchronizujete cez Gmail (Google Workspace) aj Outlook (Microsoft 365).
Prečítať celú odpoveď →
Hľadajte ATS, ktoré umožní nastaviť si vlastný pohľad – teda stĺpce, ktoré chcete vidieť v prehľade kandidátov – alebo kanban, kde sú kandidáti zoradení do stĺpcov podľa jednotlivých fáz, v ktorých sa nachádzajú. Systém by si mal vašu obľúbenú verziu vzhľadu a pohľadu zapamätať a uložiť. Jednotlivé položky v prehľade si môžete prispôsobiť a zoradiť. Kandidátov potom zdieľate s manažérmi, a to najpohodlnejšie cez mobilnú aplikáciu určenú pre manažérov – je to najrýchlejšia cesta, ako od nich získať spätnú väzbu a spolupracovať s nimi.
Prečítať celú odpoveď →
Najčastejší problém GDPR v nábore je zámena oprávneného záujmu a súhlasu. Keď kandidát sám aktívne odpovedá na vašu pozíciu, ukladáte jeho dáta na základe oprávneného záujmu a súhlas na to nepotrebujete – musíte ale splniť informačnú povinnosť. Súhlas sa rieši až nad rámec výberového konania (keď si kandidáta chcete nechať aj potom) a musí byť dobrovoľný. Kľúčové sú dve veci: ako dlho smiete kandidáta uchovávať (pri oprávnenom záujme len po dobu nevyhnutne potrebnú, pri súhlase po primeranú dobu, ktorú obhájite) a ako ľahko môže kandidát súhlas odvolať, čo musí viesť k úplnej a nezvratnej anonymizácii. Tento článok nie je právne poradenstvo; postup si nechajte schváliť vlastným právnikom.
Prečítať celú odpoveď →
Sourcing na LinkedIne má dve roviny, ktoré treba oddeliť: právnu (GDPR) a technickú (sťahovanie profilov). Právne ide pri sourcingu (kandidáta oslovujete vy, nie on vás) najprv o získanie jeho ľudského súhlasu – teda odpovede na otázku „súhlasíš, že ťa zaradíme do náboru na túto pozíciu?“. Ten vám dá základ oprieť sa o oprávnený záujem a splniť informačnú povinnosť; pri sourcingu navyše dáva zmysel požiadať rovno o formálny GDPR súhlas pre konkrétnu pozíciu. Technicky platí, že LinkedIn sa bráni automatizáciám – legitímny je plugin ovládaný človekom, ale aj tak musíte strážiť mesačný limit exportovaných profilov, ktorý drží sám LinkedIn. Tento článok nie je právne poradenstvo; každá firma by si mala postup nechať schváliť vlastným právnikom.
Prečítať celú odpoveď →
Využitie AI v nábore dnes dáva zmysel – práve nad veľkým množstvom dát môže mať obrovskú pridanú hodnotu. Má to ale dva regulátory. Prvým je GDPR: rieši, kde dáta kandidáta ležia a aké máte oprávnenie ich vôbec zadávať mimo kontroly firmy. Druhým, a oveľa dôležitejším, je AI Act: ten rieši, čo AI v procese náboru vyhodnocuje. Niektoré použitie je vyslovene zakázané, väčšina užitočných funkcií spadá do kategórie vysokého rizika (high risk) – smiete ich použiť, ale za konkrétnych podmienok. A niektoré veci, typicky práca s inzerátmi alebo reporting nad anonymizovanými dátami, do high risk spravidla nespadajú.
Prečítať celú odpoveď →
Kariérne stránky sú výkladnou skriňou vášho employer brandu. Najpresnejšie prirovnanie je e-shop: „produkty“ sú vaše otvorené pozície a vy ich chcete predať tým správnym kandidátom. O úspechu nerozhoduje technológia, ale obsah – a ten stojí na piatich veciach: autentickom uchopení toho, prečo práve u vás (USP / EVP), prehľadnom výpise pozícií (u väčších firiem s vlastnými filtrami), zachytení kandidátov aj bez vhodnej pozície do talent poolu, dobre urobenom detaile inzerátu (premenlivý vzhľad, ideálne aj mzda) a čo najjednoduchšom odpovednom formulári priamo v inzeráte. A ako pri e-shope platí: samotné stránky ešte nikoho neprivedú – potrebujú marketing, ktorý na ne kandidátov dostane.
Prečítať celú odpoveď →
Než začnete riešiť integráciu ATS s HR informačným systémom (HRIS), uvedomte si jednu vec: v nábore o kandidátovi evidujete prekvapivo málo údajov, ktoré sa do HRIS naozaj hodia – meno, kontakt, na akú pozíciu sa hlásil, za akých podmienok a kedy môže nastúpiť. A ani tie úplne nesedia: názov inzerátu sa takmer nikdy nerovná katalógovej pozícii v HRIS. Túto malú sadu dát je preto potrebné dať na misku váh proti nákladom a spoľahlivosti integrácie. Pri jednoduchom odovzdaní kandidáta sa integrácia často nevyplatí; skutočnú hodnotu má až pri robustných tokoch – keď sa z HRIS načítavajú otvorené pozície do ponuky, „zamykajú“ sa a celý záznam sa prenesie do onboardingu. Samostatná téma je potom preboarding dotazník a oddelenie náborových dát od dát zamestnaneckých (GDPR).
Prečítať celú odpoveď →
Referral program je jeden z najkvalitnejších zdrojov kandidátov. Lenže spôsob, akým ho väčšina firiem prevádzkuje, je plochý: finančná odmena až za nástup alebo skúšobnú dobu. Zapojí sa zlomok ľudí. Skutočná otázka znie, ako zapojenie zvýšiť. Odpoveď: gamifikácia, drobné odmeny a prepojenie na ATS.
Prečítať celú odpoveď →
Zamietanie kandidátov sa dá v ATS zjednodušiť a vo veľkej miere automatizovať: dôvody zamietnutia naviažete na automatické správy, ustrážite SLA a zmeriate spokojnosť. Zmyslom nie je iba úspora času recruiterom, ale rýchla spätná väzba kandidátom, personalizované odmietnutie a lepšia kandidátska skúsenosť.
Prečítať celú odpoveď →
Employer branding nevzniká tým, že ho napíšete na stenu. Existuje bez ohľadu na to, či ho definujete. Celá práca sa začína inde: pochopiť, prečo pre vás ľudia pracujú. To je náboj pre náborový marketing a kariérny web je potom len miesto, odkiaľ ho vystrelíte. Drahú agentúru na to malá firma nepotrebuje.
Prečítať celú odpoveď →
Väčšina reportov v nábore vzniká ako povinnosť pre vedenie a potom nikoho nezaujímajú. Pritom stačí sledovať štyri veci: kvalitu náboru, rýchlosť, funnel so zdrojmi a dôvody zamietnutia. A hlavne — nechcete dáta. Chcete informáciu, ktorá posunie rozhodnutie.
Prečítať celú odpoveď →
Výber ATS nerozhoduje demo, ale otázky, ktoré položíte predtým. Nasleduje zoznam, ktorý pokrýva cenu a zmluvu, AI funkcie a ich reguláciu, otvorenosť systému, dáta a bezpečnosť, proces a kandidáta – a nakoniec aj otázky, ktoré si musíte položiť vnútri vlastnej firmy.
Prečítať celú odpoveď →