Ktoré ATS má dobré napojenie na e-mail a kalendár?
Dobré napojenie spoznáte podľa troch vecí. Po prvé: ATS odosiela e-maily z doménového mena vašej firmy, takže kandidátovi príde správa rovnako, ako keby ju recruiter poslal z Outlooku alebo Gmailu. Po druhé: systém vie synchronizovať komunikáciu s kandidátom – existujú tri technické modely a líšia sa hlavne mierou prístupu, ktorý systému dáte do schránky. Po tretie: kalendár funguje obidvoma smermi – ATS vidí voľné termíny vrátane zdieľaných kalendárov kolegov a založený pohovor sa prepíše späť do Google Kalendára alebo Outlooku, vrátane odkazu na Google Meet či Teams. Špičkou je potom rezervačný odkaz, ktorým si kandidát sám vyberie termín bez rizika kolízie.
Základ: odosielanie z vašej domény
Nejde o kozmetiku. Keď ATS posiela kandidátom správy z cudzej adresy, kandidát nespozná odosielateľa, odpoveď sa stratí a doručiteľnosť klesá. Systém preto musí vedieť odosielať pod vašou doménou – teda tak, ako keby e-mail odišiel priamo z Outlooku či Gmailu.
Najbežnejšou cestou je napojiť cez autorizáciu konkrétny e-mailový účet, z ktorého správy odchádzajú. Overte preto u dodávateľa, že napojenie počíta s Microsoft 365 (Outlook) aj s Google Workspace (Gmail).
Existuje aj varianta, keď sa ATS napojí priamo na e-mailové servery vašej firmy pomocou SPF a DKIM záznamov. Tým ale dávate serveru dodávateľa právo odosielať pod vašou doménou prakticky akýkoľvek e-mail, a z pohľadu bezpečnosti preto nebýva preferovaná.
Súvisiace funkcie: Odosielanie v doménovom mene · E-mailové šablóny
Tri spôsoby, ako synchronizovať komunikáciu s kandidátom
Cieľom je, aby v ATS zostala celá konverzácia s kandidátom – teda aj to, čo recruiter napísal zo svojej schránky, a to, čo kandidát odpísal. To sa dá dosiahnuť tromi spôsobmi. Nie sú rovnocenné.
| Model | Ako funguje | Výhoda | Nevýhoda |
|---|---|---|---|
| 1. Plugin (manuálny) |
Doplnok v Outlooku alebo Gmaili, ktorým recruiter vybranú konverzáciu uloží do ATS – alebo z e-mailu rovno založí kandidáta. | Plná kontrola nad tým, čo sa ukladá. Bezpečnostne najčistejší. | Závisí od disciplíny recruitera. Čo neuloží, v systéme nie je. |
| 2. Systémový |
ATS má vlastnú adresu, ktorú dáte do kópie. Všetko, čo cez ňu prejde, sa zaznamená u kandidáta. | Funguje automaticky a systém nemá prístup do vašej schránky. | Zaznamená len to, čo cez kópiu prejde – a adresu v kópii možno ručne odobrať. |
| 3. Priame napojenie na schránku |
ATS sa pripojí k poštovému účtu a číta všetky prichádzajúce správy. | Neunikne nič, recruiter nemusí robiť nič. | Bezpečnostné riziko. Väčšina firiem to z pohľadu kybernetickej bezpečnosti nepovolí. |
Súvisiace funkcie: Synchronizácia komunikácie · Plugin pre Outlook · Plugin pre Gmail
Kalendár musí fungovať obidvoma smermi
Napojenie kalendára sa často zredukuje na „vidím v ATS svoje schôdzky". To je málo. Užitočné napojenie má dva smery.
Smer 1: ATS vidí dostupnosť – vrátane kolegov
Systém nečíta len váš kalendár, ale aj tie, ktoré máte v Outlooku alebo Google Kalendári nazdieľané. Pri plánovaní pohovoru tak transparentne vidíte, kedy má voľno hiring manažér aj ďalší kolega z panelu, a termín navrhnete naprvýkrát správne.
Smer 2: pohovor z ATS sa prepíše do kalendára
Keď v ATS založíte pohovor, udalosť sa objaví vo vybranom kalendári (alebo v niekoľkých naraz) a odíde z neho štandardná pozvánka. Pri online pohovore systém rovno vygeneruje odkaz na schôdzku – Microsoft Teams pri Outlooku, Google Meet pri Google – a vloží ho do pozvánky.
Výsledkom je, že v ATS máte prehľadný zoznam termínov pohovorov, pri online schôdzke priamy odkaz na hovor a pri osobnom pohovore adresu pobočky, kam má kandidát doraziť.
Súvisiace funkcie: Google Kalendár · MS Outlook kalendár · Dostupnosť voľných termínov · Prepísanie termínu do kalendára · Generovanie Teams / Meet odkazu · Dátum pohovoru
Rezervačné odkazy: nechajte kandidáta vybrať termín
Namiesto e-mailového ping-pongu v štýle „hodilo by sa vám vo štvrtok?" pošlite kandidátovi rezervačný odkaz. Ten je napojený na váš kalendár a riadi sa pravidlami, ktoré nastavíte – aký dlhý je slot, kedy najskôr a kedy najneskôr si možno rezervovať, aká je pauza medzi pohovormi.
Kandidát si vyberie termín, ktorý mu vyhovuje, a vy máte istotu, že nikdy nebude v konflikte s inou udalosťou vo vašom kalendári. Pokročilejšie varianty vedia zohľadniť aj viac externých kalendárov naraz alebo vytvoriť multi-slot, keď sa na jeden termín prihlási niekoľko kandidátov – typicky pre assessment centrum.
Rezervačné odkazy sa stávajú štandardom. Pre kandidáta sú signálom, že firma je technicky vyspelá a že nábor stavia na jeho pohodlí, nie na pohodlí recruitera.
Súvisiace funkcie: Rezervačné odkazy · Napojenie viacerých externých kalendárov · Multi-sloty pre assessment centrum
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako riešime napojenie my:
- Napojíme sa na Microsoft 365 (Outlook) aj na Google Workspace (Gmail) – autorizujete konkrétny e-mailový účet a my z neho odosielame v doménovom mene vašej firmy.
- Z troch modelov synchronizácie ponúkame prvé dva: plugin pre Outlook a Gmail (ručné uloženie konverzácie alebo založenie kandidáta priamo z e-mailu) a systémový e-mail v kópii, ktorý zaznamená komunikáciu medzi recruiterom a kandidátom.
- Kalendár napájame obojsmerne: vidíte dostupnosť svoju aj zdieľaných kalendárov kolegov a založený pohovor sa prepíše späť do kalendára. Pri online schôdzke sa do pozvánky vygeneruje odkaz na Teams alebo Google Meet.
- Rezervačné odkazy umožnia kandidátovi vybrať si voľný termín podľa vašich pravidiel, bez rizika kolízie.
Čo vedome nerobíme: tretí model – teda priame pripojenie k vašej poštovej schránke, keď by ATS čítalo všetky prichádzajúce správy – neponúkame. Väčšina firiem ho z bezpečnostných dôvodov aj tak nepovolí a my nechceme mať prístup do vašej pošty.
A na rovinu k systémovému e-mailu: systémovú adresu pridávame do kópie automaticky zakaždým, keď odošlete e-mail zo systému – a to aj vtedy, keď dáte len „odpovedať" (nemusíte „odpovedať všetkým"). Recruiter na nič nemyslí. Zaznamená sa ale len to, čo cez kópiu prejde: adresu z kópie môže recruiter aj kandidát ručne odobrať.
Časté otázky
Ako funguje synchronizácia e-mailovej komunikácie s kandidátom v ATS?
Existujú tri modely a nie sú rovnocenné. Prvý je plugin v Outlooku alebo Gmaili, ktorým recruiter ručne uloží vybranú konverzáciu do ATS alebo z e-mailu rovno založí kandidáta; má plnú kontrolu a je bezpečnostne najčistejší, ale závisí od disciplíny recruitera. Druhý je systémový e-mail: ATS má vlastnú adresu, ktorú systém pri odosielaní automaticky pridáva do kópie, takže sa komunikácia zaznamená u kandidáta; funguje automatizovane, recruiter na nič nemyslí a systém nemá prístup do schránky. Zaznamená sa však len to, čo cez kópiu prejde, a adresu v kópii možno ručne odobrať. Tretí je priame napojenie na poštovú schránku, keď ATS číta všetky prichádzajúce správy; z pohľadu kybernetickej bezpečnosti nebýva obľúbený a väčšina firiem ho nepovolí.
Čo sú rezervačné odkazy na plánovanie pohovorov?
Rezervačný odkaz je odkaz napojený na kalendár recruitera, ktorý pošlete kandidátovi namiesto e-mailového dohadovania termínu. Riadi sa pravidlami, ktoré nastavíte: dĺžka slotu, najbližší a najzazší možný termín, pauza medzi pohovormi. Kandidát si vyberie termín, ktorý mu vyhovuje, a systém zaručí, že nebude v konflikte s inou udalosťou v kalendári. Pokročilejšie varianty vedia zohľadniť viac externých kalendárov naraz alebo vytvoriť multi-slot, keď sa na jeden termín prihlási niekoľko kandidátov, typicky pre assessment centrum. Rezervačné odkazy sa stávajú štandardom a pre kandidáta sú signálom technickej vyspelosti firmy.