Ktoré ATS má dobré napojenie na e-mail a kalendár?
Dobré napojenie spoznáte podľa troch vecí. Po prvé: ATS odosiela e-maily z doménového mena vašej firmy, takže kandidátovi príde správa rovnako, ako keby ju recruiter poslal z Outlooku alebo Gmailu. Po druhé: systém vie synchronizovať komunikáciu s kandidátom – existujú tri technické modely a líšia sa hlavne mierou prístupu, ktorý systému dáte do schránky. Po tretie: kalendár funguje obidvoma smermi – ATS vidí voľné termíny vrátane zdieľaných kalendárov kolegov a založený pohovor sa prepíše späť do Google Kalendára alebo Outlooku, vrátane odkazu na Google Meet či Teams. Špičkou je potom rezervačný odkaz, ktorým si kandidát sám vyberie termín bez rizika kolízie.
Základ: odosielanie z vašej domény
Nejde o kozmetiku. Keď ATS posiela kandidátom správy z cudzej adresy, kandidát nespozná odosielateľa, odpoveď sa stratí a doručiteľnosť klesá. Systém preto musí vedieť odosielať pod vašou doménou – teda tak, ako keby e-mail odišiel priamo z Outlooku či Gmailu.
Najbežnejšou cestou je napojiť cez autorizáciu konkrétny e-mailový účet, z ktorého správy odchádzajú. Overte preto u dodávateľa, že napojenie počíta s Microsoft 365 (Outlook) aj s Google Workspace (Gmail).
Existuje aj varianta, keď sa ATS napojí priamo na e-mailové servery vašej firmy pomocou SPF a DKIM záznamov. Tým ale dávate serveru dodávateľa právo odosielať pod vašou doménou prakticky akýkoľvek e-mail, a z pohľadu bezpečnosti preto nebýva preferovaná.
Súvisiace funkcie: Odosielanie v doménovom mene · E-mailové šablóny
Tri spôsoby, ako synchronizovať komunikáciu s kandidátom
Cieľom je, aby v ATS zostala celá konverzácia s kandidátom – teda aj to, čo recruiter napísal zo svojej schránky, a to, čo kandidát odpísal. To sa dá dosiahnuť tromi spôsobmi. Nie sú rovnocenné.
| Model | Ako funguje | Výhoda | Nevýhoda |
|---|---|---|---|
| 1. Plugin (manuálny) |
Doplnok v Outlooku alebo Gmaili, ktorým recruiter vybranú konverzáciu uloží do ATS – alebo z e-mailu rovno založí kandidáta. | Plná kontrola nad tým, čo sa ukladá. Bezpečnostne najčistejší. | Závisí od disciplíny recruitera. Čo neuloží, v systéme nie je. |
| 2. Systémový |
ATS má vlastnú adresu, ktorú dáte do kópie. Všetko, čo cez ňu prejde, sa zaznamená u kandidáta. | Funguje automaticky a systém nemá prístup do vašej schránky. | Zaznamená len to, čo cez kópiu prejde – a adresu v kópii možno ručne odobrať. |
| 3. Priame napojenie na schránku |
ATS sa pripojí k poštovému účtu a číta všetky prichádzajúce správy. | Neunikne nič, recruiter nemusí robiť nič. | Bezpečnostné riziko. Väčšina firiem to z pohľadu kybernetickej bezpečnosti nepovolí. |
Súvisiace funkcie: Synchronizácia komunikácie · Plugin pre Outlook · Plugin pre Gmail
Kalendár musí fungovať obidvoma smermi
Napojenie kalendára sa často zredukuje na „vidím v ATS svoje schôdzky“. To je málo. Užitočné napojenie má dva smery.
Smer 1: ATS vidí dostupnosť – vrátane kolegov
Systém nečíta len váš kalendár, ale aj tie, ktoré máte v Outlooku alebo Google Kalendári nazdieľané. Pri plánovaní pohovoru tak transparentne vidíte, kedy má voľno hiring manažér aj ďalší kolega z panelu, a termín navrhnete naprvýkrát správne.
Smer 2: pohovor z ATS sa prepíše do kalendára
Keď v ATS založíte pohovor, udalosť sa objaví vo vybranom kalendári (alebo v niekoľkých naraz) a odíde z neho štandardná pozvánka. Pri online pohovore systém rovno vygeneruje odkaz na schôdzku – Microsoft Teams pri Outlooku, Google Meet pri Google – a vloží ho do pozvánky.
Výsledkom je, že v ATS máte prehľadný zoznam termínov pohovorov, pri online schôdzke priamy odkaz na hovor a pri osobnom pohovore adresu pobočky, kam má kandidát doraziť.
Súvisiace funkcie: Google Kalendár · MS Outlook kalendár · Dostupnosť voľných termínov · Prepísanie termínu do kalendára · Generovanie Teams / Meet odkazu · Dátum pohovoru
Rezervačné odkazy: nechajte kandidáta vybrať termín
Namiesto e-mailového ping-pongu v štýle „hodilo by sa vám vo štvrtok?“ pošlite kandidátovi rezervačný odkaz. Ten je napojený na váš kalendár a riadi sa pravidlami, ktoré nastavíte – aký dlhý je slot, kedy najskôr a kedy najneskôr si možno rezervovať, aká je pauza medzi pohovormi.
Kandidát si vyberie termín, ktorý mu vyhovuje, a vy máte istotu, že nikdy nebude v konflikte s inou udalosťou vo vašom kalendári. Pokročilejšie varianty vedia zohľadniť aj viac externých kalendárov naraz alebo vytvoriť multi-slot, keď sa na jeden termín prihlási niekoľko kandidátov – typicky pre assessment centrum.
Rezervačné odkazy sa stávajú štandardom. Pre kandidáta sú signálom, že firma je technicky vyspelá a že nábor stavia na jeho pohodlí, nie na pohodlí recruitera.
Súvisiace funkcie: Rezervačné odkazy · Napojenie viacerých externých kalendárov · Multi-sloty pre assessment centrum
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Najlepší spôsob plánovania pohovoru je stále telefón
Skôr než sa dostaneme k nástrojom: najlepší spôsob, ako sa s kandidátom dohodnúť na termíne, je stále telefón. Alebo osobná dohoda. Hľadáte prienik spoločne a obaja viete, ako veľmi termín súri.
Z pohľadu recruitera je totiž v hre viac, než sa na prvý pohľad zdá. Potrebuje hiring manažéra, niekedy dvoch. Potrebuje voľnú zasadačku. A potrebuje mať čas aj sám. Pokojne hľadá prienik medzi štyrmi kalendármi.
Kandidát na druhej strane vyberá termín niekam medzi squash a bedminton — to je trochu iná naliehavosť. Alebo je to presne naopak: je zamestnaný, doma má choré deti a takmer žiadny priestor na manévrovanie. Toto sa najlepšie vysvetlí slovami, nie e-mailom.
Lenže telefón nie je vždy poruke. Voláte človeku, ktorý je práve v práci alebo niečo rieši doma. Na výber termínu sa nesústredí a skôr urobí viac chýb, než prinesie úžitku.
Prečo nevypisovať voľné termíny do e-mailu
Najbližšie náhradné riešenie je vypísať kandidátovi termíny do e-mailu. Znie to nevinne. V praxi to znamená otvoriť všetky kalendáre, nájsť v nich prienik a ponúknuté sloty zablokovať, aby si ich medzitým nikto nevzal.
A tu je pasca, ktorú na prvý pohľad nevidno: čím viac pohovorov takto plánujete, tým viac slotov máte zablokovaných. Sami si zatvárate kalendár.
Keď pracujete so štyrmi kalendármi, ponúknete o dva týždne jeden termín — a budete radi, že sa vôbec nejaký podarilo nájsť.
Teraz to isté očami kandidáta, ktorý vašu logiku nepozná. Príde mu e-mail: o dva týždne sa dostavte o ôsmej ráno. Alebo mu príde odkaz: vyberte si, čo vám vyhovuje. Za oboma je ten istý kalendár, ale candidate experience je priepastne odlišná.
Rezervačný odkaz: čo má nástroj na plánovanie pohovorov zvládnuť
Rezervačný odkaz je odkaz, cez ktorý si kandidát vyberie termín zo skutočne voľných miest vo vašich kalendároch. Navonok drobnosť — jeden riadok v e-maile. Vnútri rozdiel medzi tým, či recruiter otvára štyri kalendáre, alebo ani jeden.
Ak hľadáte nástroj na nábor, ktorý plánovanie pohovorov naozaj zvládne, rozhodujte sa podľa týchto piatich vlastností.
Opiera sa o viac než jeden kalendár. Recruiter, hiring manažéri, zasadačka. Kandidát potom vidí skutočný prienik, nie váš odhad.
Pozná rezervačné pravidlá. Nie dva mesiace dopredu, nie hodinu pred stretnutím. Bez pravidiel sa voľnosť, ktorú kandidátovi dáte, vráti ako termín, na ktorý sa nikto nestihne pripraviť.
Zapíše rezerváciu ku kandidátovi. Tu je hlavný rozdiel medzi rezervačným odkazom v ATS a všeobecnou plánovacou službou. Pri externom nástroji termín skončí v kalendári, ale nie pri kandidátovi vo výberovom konaní.
Nenúti kandidáta zadávať údaje dvakrát. V externej službe vypĺňa meno, e-mail a telefón znova. Pokojne uvedie iné číslo než v prihláške — a vy máte problém so spárovaním záznamov.
Zvládne obojsmernú synchronizáciu kalendára. To je riešenie na polceste: pri plánovaní vidíte viac kalendárov naraz, takže počas hovoru ponúknete konkrétny termín. Na to potrebujete napojenie na e-mail a kalendár.
Nechať kandidáta, aby si vybral sám, je najlepšia možnosť hneď po telefóne. A niekedy je aj lepšia: človek práve nemá poruke kalendár, nevie naspamäť, kedy majú deti krúžky, a potrebuje chvíľu, aby vybral termín, ktorý mu naozaj vyjde.
Preplánovanie je druhá polovica tejto funkcie
Na rezervačné odkazy sa väčšinou pozeráme ako na plánovanie. Rovnako dôležité je však preplánovanie pohovoru. To, že máte čas dnes, neznamená, že o týždeň neochoriete vy alebo vaše deti.
A prísť na pohovor chorý nepomôže nikomu. Kandidát síce ukáže vôľu ísť za hranicu zdravia, lenže to nikto neocení.
Recruiter si z chorého kandidáta na pohovore neodnesie, že je odhodlaný. Odnesie si, že je taký zúfalý, že tú prácu potrebuje.
Dobrý nástroj preto nechá kandidáta termín presunúť — opäť s pravidlami, aby to nešlo hodinu vopred. Vyberie si náhradný čas, recruiter nerobí nič a všetkým sa zmena premietne do kalendára.
Aby sme boli fér: aj tu má telefón navrch. Po telefóne počujete, že kandidát sotva hovorí a trikrát zakašle, takže je jasné, že to nehrá. Napísané „mám nádchu“ si každý vysvetlí inak.
Lenže existujú recruiteri, ktorým sa prakticky nedovoláte, pretože idú pohovor za pohovorom a k zmeškaným hovorom sa dostanú až medzi nimi. Tam je samoobslužné preplánovanie úľavou pre obe strany.
Aký nástroj na nábor zvládne plánovanie pohovorov?
Taký, ktorý dokáže pracovať s niekoľkými kalendármi naraz, ponúkne kandidátovi rezervačný odkaz s vlastnými pravidlami a dohodnutý termín zapíše priamo ku kandidátovi vo výberovom konaní. Ak plánovací nástroj stojí mimo ATS, počítajte s ručným spájaním dát a dvojitým zadávaním údajov.
Ako nechať kandidáta vybrať si termín pohovoru?
Pošlite mu rezervačný odkaz namiesto zoznamu termínov v e-maile. Ukazuje iba skutočne voľné miesta v kalendároch všetkých účastníkov a stráži pravidlá, ktoré nastavíte. Kandidát si vyberie a termín sa rovno zapíše všetkým — bez toho, aby ste čokoľvek vopred blokovali.
Ako preplánovať pohovor, keď kandidát ochorie?
Nechajte presun na ňom. Rezervačný odkaz s možnosťou preplánovania mu dovolí vybrať náhradný termín z voľných miest a recruiter kvôli tomu neotvorí jediný kalendár. Nastavte len hranicu, dokedy môže termín meniť, aby sa presun nedial hodinu pred stretnutím.
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako riešime napojenie my:
- Napojíme sa na Microsoft 365 (Outlook) aj na Google Workspace (Gmail) – autorizujete konkrétny e-mailový účet a my z neho odosielame v doménovom mene vašej firmy.
- Z troch modelov synchronizácie ponúkame prvé dva: plugin pre Outlook a Gmail (ručné uloženie konverzácie alebo založenie kandidáta priamo z e-mailu) a systémový e-mail v kópii, ktorý zaznamená komunikáciu medzi recruiterom a kandidátom.
- Kalendár napájame obojsmerne: vidíte dostupnosť svoju aj zdieľaných kalendárov kolegov a založený pohovor sa prepíše späť do kalendára. Pri online schôdzke sa do pozvánky vygeneruje odkaz na Teams alebo Google Meet.
- Rezervačné odkazy umožnia kandidátovi vybrať si voľný termín podľa vašich pravidiel, bez rizika kolízie.
- Rezervačné odkazy sú natívnou súčasťou ATS: nejde o externú plánovaciu službu, s ktorou by ste museli dáta spájať ručne.
- Opora o viac kalendárov naraz: recruiter, jeden alebo viac hiring manažérov aj zasadačka — kandidát vidí iba skutočný prienik voľných časov.
- Rezervačné pravidlá: nastavíte, ako dlho dopredu a ako tesne pred termínom si kandidát ešte môže čas rezervovať.
- Rezervácia sa zapíše priamo ku kandidátovi: termín aj jeho zmeny máte pri kandidátovi vo výberovom konaní, nie v oddelenom kalendári.
- Kandidát nezadáva údaje znova: odpadá riziko, že uvedie iný kontakt než v prihláške a vzniknú dva záznamy.
- Samoobslužné preplánovanie: kandidát si náhradný termín vyberie sám, recruiter nemusí zasahovať a všetkým sa zmena premietne do kalendára.
- Obojsmerná synchronizácia kalendárov: pri plánovaní vidíte viac kalendárov naraz a konkrétny termín môžete ponúknuť priamo počas hovoru.
Čo vedome nerobíme: tretí model – teda priame pripojenie k vašej poštovej schránke, keď by ATS čítalo všetky prichádzajúce správy – neponúkame. Väčšina firiem ho z bezpečnostných dôvodov aj tak nepovolí a my nechceme mať prístup do vašej pošty.
A na rovinu k systémovému e-mailu: systémovú adresu pridávame do kópie automaticky zakaždým, keď odošlete e-mail zo systému – a to aj vtedy, keď dáte len „odpovedať“ (nemusíte „odpovedať všetkým“). Recruiter na nič nemyslí. Zaznamená sa ale len to, čo cez kópiu prejde: adresu z kópie môže recruiter aj kandidát ručne odobrať.
Časté otázky
Ako funguje synchronizácia e-mailovej komunikácie s kandidátom v ATS?
Existujú tri modely a nie sú rovnocenné. Prvý je plugin v Outlooku alebo Gmaili, ktorým recruiter ručne uloží vybranú konverzáciu do ATS alebo z e-mailu rovno založí kandidáta; má plnú kontrolu a je bezpečnostne najčistejší, ale závisí od disciplíny recruitera. Druhý je systémový e-mail: ATS má vlastnú adresu, ktorú systém pri odosielaní automaticky pridáva do kópie, takže sa komunikácia zaznamená u kandidáta; funguje automatizovane, recruiter na nič nemyslí a systém nemá prístup do schránky. Zaznamená sa však len to, čo cez kópiu prejde, a adresu v kópii možno ručne odobrať. Tretí je priame napojenie na poštovú schránku, keď ATS číta všetky prichádzajúce správy; z pohľadu kybernetickej bezpečnosti nebýva obľúbený a väčšina firiem ho nepovolí.
Čo sú rezervačné odkazy na plánovanie pohovorov?
Rezervačný odkaz je odkaz napojený na kalendár recruitera, ktorý pošlete kandidátovi namiesto e-mailového dohadovania termínu. Riadi sa pravidlami, ktoré nastavíte: dĺžka slotu, najbližší a najzazší možný termín, pauza medzi pohovormi. Kandidát si vyberie termín, ktorý mu vyhovuje, a systém zaručí, že nebude v konflikte s inou udalosťou v kalendári. Pokročilejšie varianty vedia zohľadniť viac externých kalendárov naraz alebo vytvoriť multi-slot, keď sa na jeden termín prihlási niekoľko kandidátov, typicky pre assessment centrum. Rezervačné odkazy sa stávajú štandardom a pre kandidáta sú signálom technickej vyspelosti firmy.