Aký náborový softvér zvoliť pre malý HR tím?
Malý HR tím by mal hľadať jednoduché ATS, ktoré splní štyri veci: zlúči odpovede kandidátov na jedno miesto bez prepisovania, dostane hiring manažérov dovnútra systému namiesto preposielania životopisov e-mailom, zjednotí postup náboru do definovaného workflow, a ustráži GDPR lehoty aj rýchlosť odpovedí smerom ku kandidátom. Nerozhodujte podľa počtu funkcií – rozhodujte podľa toho, či systém naozaj použijú aj manažéri. Nie je potrebné nič komplikované, ale je nutné do systému zapojiť všetkých používateľov, ktorí sa náboru zúčastňujú.
Východiskový stav: Excel a Outlook
Väčšina malých HR tímov dnes nemá žiadny ATS. Dáta o kandidátoch sa ručne prepisujú z portálov a e-mailov do Excelu, poznámky sa píšu do ďalšieho stĺpca a tabuľka sa potom nazdieľa manažérom, ktorí do nej dopisujú svoje hodnotenie.
A teraz na rovinu: tento postup nie je hlúpy. Je lacný, všetci ho poznajú a pri jednej otvorenej pozícii funguje. Problém nie je v Exceli ako takom – problém je v troch veciach, ktoré sa okolo neho nabalia: prepisovanie dát, absencia automatizácie GDPR a hlavne preposielanie kandidátov e-mailom.
Skrytá cena preposielania životopisov e-mailom
Tu je začiatok aj koniec celého problému. Vo chvíli, keď recruiter prepošle životopis manažérovi do e-mailu, opustí ten dokument akýkoľvek systém – a spolu s ním zmizne aj ktokoľvek, kto zaň zodpovedá.
Dôsledok prvý: GDPR, ktoré nikto neustráži
Osobné údaje kandidáta sa majú uchovávať len po dobu nevyhnutne potrebnú, prípadne po dobu platnosti súhlasu, ak ho kandidát udelil nad rámec konkrétneho výberového konania. Lenže:
- Po skončení výberového konania nikto nejde za manažérom, aby zmazal e-maily so životopismi.
- Po dvoch rokoch si na ne už nikto ani nespomenie.
- Dáta tak zostávajú v poštových schránkach výrazne dlhšie, než smú.
ATS toto rieši tým, že životopis nikam neputuje – manažér sa na kandidáta pozrie v systéme. Lehoty potom stráži softvér, nie ľudská pamäť.
Dôsledok druhý: proces, ktorý sa nedá zmerať ani dobehnúť
Keď recruiter rozošle tridsať e-mailov tridsiatim manažérom, prestane mať prehľad o tom, kto odpovedal a kto nie. Nemá ako zistiť, kde sa nábor zasekol, ani komu poslať pripomienku. Výsledok pozná každý kandidát: na svoju prihlášku nedostane žiadnu odpoveď.
Nie je to zlá vôľa. Je to dôsledok toho, že proces beží v nástroji, ktorý naň nie je stavaný.
Len čo životopis opustí ATS systém, prestane existovať ktokoľvek, kto zaň zodpovedá – ani za GDPR, ani za odpoveď kandidátovi.
Štyri ciele ATS pre malý tím
Malý tím nepotrebuje komplikovaný systém. Potrebuje ale taký, do ktorého zapojí všetkých ľudí a všetky zdroje. Konkrétne:
-
Zjednotiť odpovede na jedno miesto bez prepisovania. Kandidáti z portálov,
kariérneho webu aj LinkedInu padajú rovno do systému. Zvlášť sa oplatí vytvoriť
originálny kariérny web, ktorý vystihuje vaše USP na trhu práce – teda
zrozumiteľnú odpoveď na otázku, prečo ísť pracovať práve k vám.
Multiposting · Pracovné portály · Kariérne stránky -
Zdieľať kandidátov s manažérmi vnútri systému. Manažér nedostane e-mail, ale
odkaz do systému, kde kandidáta ohodnotí.
Zjednodušené pohľady pre manažérov · Zdieľanie vybraných kandidátov · Hodnotenie kandidátov -
Zjednotiť komunikáciu a postup náboru (workflow). Každá pozícia má rovnaké fázy
a v každej fáze vie kandidát aj tím, čo bude ďalej.
Vlastné fázy procesu · Šablóny pre fázy náboru · Synchronizácia komunikácie -
Strážiť transparentnosť a rýchlosť voči kandidátovi. Systém upozorní, keď
kandidát čaká príliš dlho, a nedovolí zatvoriť pozíciu bez odpovede.
SLA na odbavenie kandidátov · Dôvody zamietnutia · Stráženie expirácie súhlasu
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako vychádzame voči malým HR tímom:
- Používatelia sú v cene bez obmedzenia počtu. Hiring manažérov pridáte všetkých a nezaplatíte za nich nič navyše – pasca opísaná vyššie u nás nehrozí.
- Manažéri pracujú v systéme, nie v e-maile: majú zjednodušené pohľady, zdieľaných kandidátov a hodnotenie.
- GDPR riešime automatizovane – retenčné lehoty, expirácia súhlasu, anonymizácia. Dáta hostujeme v EÚ.
- Workflow si nastavíte podľa typu pozície, vrátane SLA na odbavenie kandidátov.
K záväzku na rovinu: predplatné uzatvárame na rok. Ročný záväzok ale neznamená, že musíte zaplatiť všetko dopredu – platbu možno po dohode rozložiť na splátky, takže aj malý tím s napätým cashflow sa doň zmestí. Ak ale potrebujete mesačné predplatné vypovedateľné kedykoľvek, budete inde spokojnejší.
Časté otázky
Prečo je preposielanie životopisov manažérom e-mailom problém?
Len čo recruiter prepošle životopis manažérovi e-mailom, dokument opustí ATS systém a nikto zaň ďalej nezodpovedá. Vznikajú dva problémy. Prvý je GDPR: po skončení výberového konania nikto nejde za manažérom, aby e-maily s osobnými údajmi zmazal, takže dáta zostávajú v schránkach výrazne dlhšie, než smú. Druhý je riadenie procesu: keď recruiter rozošle tridsať e-mailov, nemá prehľad, kto odpovedal a kde sa nábor zasekol, a kandidát často nedostane žiadnu odpoveď. Riešením je zdieľať kandidátov vnútri ATS, kde lehoty stráži softvér a hodnotenie prebieha v systéme.
Prečo nestačí na nábor Excel a Outlook?
Excel a Outlook nie sú hlúpe riešenie a pri jednej otvorenej pozícii fungujú. Problém nastáva v troch bodoch: dáta o kandidátoch sa musia ručne prepisovať z portálov a e-mailov, chýba automatizácia GDPR lehôt a anonymizácie, a kandidáti sa manažérom preposielajú e-mailom, čím opustia akýkoľvek systém. Tabuľka nevie merať rýchlosť náboru, neupozorní na čakajúceho kandidáta a nezdieľa kontext. Len čo máte viac zdrojov odpovedí alebo viac ľudí zapojených do výberu, oplatí sa prejsť na ATS.
Ako vybrať ATS pre malú firmu?
ATS pre malú firmu vyberajte podľa jednoduchosti nasadenia, ceny a napojenia na pracovné portály. Kľúčové je, aby systém zjednotil odpovede z inzerátov na jedno miesto, nahradil Excel a sprehľadnil komunikáciu s manažérmi. Použite sprievodcu vyššie a vydefinujte si must-have a nice-to-have funkcie.