Aké ATS zvoliť pre personálnu agentúru?
Pri personálnej agentúre rozhoduje veľkosť tímu a spôsob práce, nie dĺžka zoznamu funkcií. Butiková agentúra o dvoch až troch recruiteroch nepotrebuje robustné CRM na správu klientov – ťažiskom jej systému je kvalitné ATS zamerané na vyhľadávanie vo vlastnej databáze talentov a aktívny sourcing na LinkedIne. Stredné a veľké agentúry naopak riešia, aby náklady na ATS nerástli neúmerne s počtom recruiterov a aby im systém dal technologickú výhodu nad konkurenciou. Naprieč všetkými veľkosťami platia dve veci: napojenie na LinkedIn je nutnosť, vrátane prenosu histórie konverzácie s kandidátom, a systém musí vedieť zviditeľniť odvedenú prácu smerom ku klientovi aj kandidátovi.
⚙️ Prepnúť sprievodcu na agentúru Odomkne v katalógu vyššie sekciu agentúrnych funkcií a skryje tie, ktoré sa agentúr netýkajú.
Najprv si priznajte, aká agentúra ste
| Typ agentúry | Ťažisko systému |
|---|---|
| Butiková (2–3 recruiteri) |
Talent pool a sourcing na LinkedIne. |
| Stredná (6–15 recruiterov) |
Šírka služieb pre klienta a štandardizácia výstupov. |
| Veľká (16+ recruiterov) |
Automatizácia a riadenie podľa dát. |
Butiková agentúra: ťažiskom je ATS, nie CRM
Agentúra o dvoch až troch recruiteroch má zvyčajne pár vybraných klientov, o ktorých sa dlhodobo stará. Nepotrebuje teda systém, ktorý vie evidovať stovky leadov a obchodných príležitostí. Klientov pozná po mene.
Čo potrebuje, je silná práca s kandidátmi: rýchlo prehľadať vlastnú databázu talentov, aktívne sourcovať na LinkedIne a nájdené profily dostať do systému bez prepisovania. Odtiaľ ich potom zdieľa priamo s klientom.
Hlavnou konkurenčnou výhodou butikovej agentúry je rýchlosť, s akou dokáže dodať kandidátov.
Presne tak by mala cieliť aj výber ATS. Hľadajte systém, ktorý jej proces nespomalí – ideálne ho ešte zrýchli – a ktorý jej rýchlosť udrží aj pri raste.
Súvisiace funkcie: Fulltext v CV · Micro-pooly talentov · Plugin pre LinkedIn · Zdieľanie kandidátov s klientom
Stredná agentúra: šírka služieb a schopnosť predať vlastnú prácu
Výhodou strednej agentúry je, že klientovi dokáže poskytnúť šírku služieb – od longlistov kandidátov cez prescreening až po full-process hiring. Cieľom by preto malo byť vedieť dobre predať svoju prácu klientovi a zároveň vylepšovať vzťahy s kandidátmi.
Smerom ku klientovi sa hodia grafické exporty, ktoré opisujú, koľko kandidátov bolo v akom kole a koľko práce agentúra odviedla. Smerom ku kandidátovi treba neustále merať jeho spokojnosť.
Kľúčovou funkciou je aj externé zdieľanie kandidátov – kvôli profesionalizácii a kvôli tomu, aby sa kandidáti nepreposielali e-mailom.
Súvisiace funkcie: Export o nábore · Externé zdieľanie s klientom · Meranie spokojnosti kandidátov · Kandidáti v jednotlivých fázach
Väčšie agentúry: náklady a technologická výhoda
Len čo má agentúra viac než päť recruiterov, začne o výsledku rozhodovať ekonomika systému. Cenový model účtovaný za používateľa znamená, že každý nový recruiter zdraží softvér – a pri agentúre, ktorá rastie náborom ľudí, sa to spočíta rýchlo.
Druhá otázka je konkurenčná. Agentúry si konkurujú rýchlosťou a kvalitou shortlistu. Systém, ktorý vie automatizovať opakované kroky, štandardizovať výstupy a ponúknuť kandidáta skôr než konkurencia, je obchodná výhoda, nie prevádzkový náklad.
Súvisiace funkcie: CRM pre klientov a zákazky · Filtrovanie podľa klienta · Role a prístupové práva
Čo platí pre všetkých: LinkedIn nie je nice-to-have
Pre agentúru je LinkedIn primárny lovecký revír a napojenie naň je preto must-have bez ohľadu na veľkosť. ATS musí umožniť stiahnuť profil kandidáta pár kliknutiami a založiť z neho kartu v systéme bez ručného prepisovania.
Na jednu vec sa pýtajte zvlášť, pretože sa na ňu zabúda: vie systém preniesť aj históriu správ, ktoré ste si s kandidátom na LinkedIne písali? Bez nej stratíte kontext prvého oslovenia – a to je presne tá časť konverzácie, ktorú si za pol roka nikto nepamätá.
Ako to je so sťahovaním profilov z LinkedInu
Okolo sourcingu z LinkedInu panuje medzi recruitermi veľa nejasností, tak si to poďme narovnať:
- Plne automatizovaný scraping LinkedIn nedovoľuje. Nástroje, ktoré sľubujú neobmedzený automatický zber profilov, konajú proti pravidlám siete a riskujú zablokovanie účtov.
- Legitímna cesta je plugin ovládaný človekom. Recruiter si profil otvorí a jedným kliknutím ho prenesie do ATS – nie je to autonómny bot, ktorý by bežal sám.
- LinkedIn si stráži počet stiahnutí za deň. Kľúčový je limit na počet stiahnutých životopisov na účet; pri jeho prekročení hrozí dočasné obmedzenie alebo blokácia účtu. Toto riziko nesie sám LinkedIn, nie konkrétne ATS.
- Dobrý nástroj vám s tým pomôže – napríklad umožní vypnúť automatické sťahovanie CV, aby ste sa limitu nedotkli, a prenášali len samotný profil.
Pýtajte sa preto dodávateľa nielen „viete LinkedIn?", ale hlavne ako ho riešite a aké riziká to nesie pre vaše účty.
Súvisiace funkcie: Plugin pre LinkedIn · Nahranie správ z LinkedInu · AI sourcing na LinkedIne
Kedy má zmysel zapojiť AI
Pri agentúrach dáva AI zmysel skôr než pri firmách, pretože pracujú s väčším objemom kandidátov a rýchlosť je ich produkt. Dve použitia stoja za pozornosť.
AI odporúčanie z vlastného talent poolu
Pri otvorení novej pozície systém sám ponúkne kandidátov z minulých náborov, ktorí na ňu sadnú. Zvlášť cenní sú tí, ktorí už raz prešli výberom u iného klienta a ten ich z vlastných dôvodov odmietol. Nie sú zlí – len sa nehodili tam.
Kandidát, ktorého jednému klientovi odmietli, sa často hodí pre druhého – práve preto má vlastná databáza talentov pre agentúru takú cenu.
AI sourcing na LinkedIne
Systém sám navrhne kandidátov, ktorí na LinkedIne zodpovedajú kritériám otvorenej pozície, a ponúkne ich rovno v ATS. Ušetrí to najprácnejšiu časť sourcingu – prvý prechod výsledkami vyhľadávania.
Súvisiace funkcie: Odporúčanie kandidátov na novú pozíciu · AI vyhľadávanie v talent poole · AI sourcing na LinkedIne · Skóring kandidátov
Zviditeľniť neviditeľnú prácu agentúry
Toto je bod, ktorý sa v žiadnom porovnaní ATS nedočítate, a pritom rozhoduje o tom, či klient vníma vašu cenu ako oprávnenú.
Práca agentúry je pre klienta sčasti neviditeľná: nevidí, koľko kandidátov ste oslovili a koľko pohovorov odviedli – vidí tri odporúčané životopisy a faktúru.
Veľká časť práce agentúry je pre klienta – a často aj pre kandidáta – neviditeľná. Nikto nevidí, koľko ľudí ste oslovili, koľko pohovorov ste odviedli a koľko profilov ste vyradili, než ste odporučili tie tri najlepšie. Dobré agentúrne ATS túto prácu vie automaticky vykázať.
Pýtajte sa preto na výstupy:
- Report o počte oslovených kandidátov a o počte odvedených pohovorov.
- Prezentácia shortlistu – traja najlepší kandidáti v grafickej podobe, ktorú možno poslať klientovi.
- Grafické ponuky smerom ku kandidátovi a podpora jeho nástupu u klienta.
Súvisiace funkcie: Export o nábore · Prehľad odporúčaných kandidátov · Kandidáti v jednotlivých fázach · Generovanie pracovnej ponuky
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Čo z vyššie uvedeného vieme:
- Databáza talentov sa tvorí z kandidátov, ktorí u vás odpovedali v minulosti; môžete ich recyklovať do nových pozícií a kategorizovať vlastnými štítkami.
- Sourcing z LinkedInu cez prehliadačový plugin – profil prenesiete do systému bez prepisovania.
- AI sourcing na LinkedIne navrhne kandidátov zodpovedajúcich kritériám otvorenej pozície.
- AI odporúčanie z talent poolu – pri otvorení novej pozície systém sám ponúkne vhodných kandidátov z vašich minulých náborov.
- Zdieľanie kandidátov s klientom vrátane interakcie nad nimi, aj s hiring manažérmi.
- Práca s klientmi: pozície aj kandidátov zakladáte a filtrujete podľa konkrétneho klienta.
- Používatelia sú v cene bez obmedzenia počtu, takže rast tímu recruiterov nezdražuje softvér.
Čo u nás nenájdete: plnohodnotné agentúrne CRM – teda evidenciu leadov, obchodnú pipeline, zmlúv a fakturácie – nemáme. Vieme rozlíšiť a filtrovať pozície a kandidátov podľa klienta, ale obchodnú a fakturačnú časť si budete musieť viesť inde. Ak hľadáte jeden systém na nábor aj na obchod, nie sme to my.
Na rovinu k LinkedInu: aj keď AI navrhne kandidátov, samotný prenos profilu iniciuje recruiter cez plugin – nejde o automatického bota. Náš plugin sám žiadne limity nestráži; keďže ho ale ovláda človek a nespráva sa autonómne, nie je to problém – až na jednu vec. LinkedIn si sám stráži počet stiahnutých CV za deň a pri jeho prekročení hrozí zablokovanie účtu. Plugin preto ponúka možnosť vypnúť automatické sťahovanie CV. Ak vám niekto sľubuje neobmedzený plne automatický sourcing z LinkedInu, riskujete zablokovanie svojich účtov – toto riziko platí pre každý poctivý nástroj na trhu, nielen pre nás.
Časté otázky
Aké ATS zvoliť pre malú personálnu agentúru?
Butiková agentúra o dvoch až troch recruiteroch má zvyčajne niekoľko vybraných klientov, ktorých pozná po mene, a preto nepotrebuje robustné CRM na evidenciu leadov a obchodných príležitostí. Ťažiskom jej systému má byť silná práca s kandidátmi: rýchle vyhľadávanie vo vlastnej databáze talentov, aktívny sourcing na LinkedIne a prenos nájdených profilov do ATS bez ručného prepisovania, odkiaľ ich možno zdieľať priamo s klientom. Hlavnou konkurenčnou výhodou butikovej agentúry je rýchlosť, s akou dokáže dodať kandidátov. Presne tak by mala cieliť aj výber ATS: hľadať systém, ktorý jej proces nespomalí, ideálne ho ešte zrýchli, a ktorý jej rýchlosť udrží aj pri raste.
Aké ATS zvoliť pre stredne veľkú personálnu agentúru?
Výhodou strednej agentúry je, že klientovi dokáže poskytnúť šírku služieb: od longlistov kandidátov cez prescreening až po full-process hiring. Cieľom by preto malo byť vedieť dobre predať svoju prácu klientovi a zároveň vylepšovať vzťahy s kandidátmi. Smerom ku klientovi sa hodia grafické exporty, ktoré opisujú, koľko kandidátov bolo v akom kole a koľko práce agentúra odviedla. Smerom ku kandidátovi treba neustále merať jeho spokojnosť. Kľúčovou funkciou je aj externé zdieľanie kandidátov, a to kvôli profesionalizácii a kvôli tomu, aby sa kandidáti nepreposielali e-mailom.
Ako môže ATS zviditeľniť prácu personálnej agentúry voči klientovi?
Veľká časť práce agentúry je pre klienta neviditeľná: klient nevidí, koľko kandidátov agentúra oslovila, koľko pohovorov odviedla a koľko profilov vyradila, než odporučila troch najlepších. Dobré agentúrne ATS túto prácu automaticky vykáže. Pýtajte sa preto na report o počte oslovených kandidátov a odvedených pohovorov, na grafickú prezentáciu shortlistu troch najlepších kandidátov, ktorú možno poslať klientovi, a na grafické pracovné ponuky smerom ku kandidátovi. Tieto výstupy rozhodujú o tom, či klient vníma cenu agentúry ako oprávnenú.
Aký je rozdiel medzi ATS pre firmu a pre personálnu agentúru?
ATS pre firmu rieši interný nábor do jednej spoločnosti. ATS pre agentúru musí navyše zvládať viac klientov, zdieľanie kandidátov naprieč zákazkami a zdieľané pohľady pre klientov. Pri výbere pre agentúru je preto zásadná práca s klientskymi zákazkami a rýchle dohľadanie histórie.