Na čo sa opýtať dodávateľa ATS
Výber ATS nerozhoduje demo, ale otázky, ktoré položíte predtým. Nasleduje zoznam, ktorý pokrýva cenu a zmluvu, AI funkcie a ich reguláciu, otvorenosť systému, dáta a bezpečnosť, proces a kandidáta – a nakoniec aj otázky, ktoré si musíte položiť vnútri vlastnej firmy.
Cena a zmluva
- Aký je licenčný model – platíte za používateľa, alebo za firmu?
- Dostaneme zľavu na prvý rok? Pri SaaS biznise je legitímne o ňu požiadať. Nečakajte nič signifikantné, ale drobná zľava vám uľahčí štart.
- Môžeme si vopred preštudovať zmluvy? Chcete vidieť, k čomu sa zaväzujete. Kľúčové sú dve: zmluva o spracovaní osobných údajov (DPA – Data Protection Agreement) a zmluva o poskytovaní služby.
- Aká je exitová stratégia? Keď budete spoluprácu končiť, ako to bude vyzerať a čo sa stane s vašimi dátami?
- Viete zmigrovať dáta z nášho súčasného systému alebo z Excelu – a koľko to bude stáť? Niektorí dodávatelia migráciu poskytujú v cene licencie, iní si za ňu účtujú.
- Je napojenie na pracovné portály v cene, alebo sa platí za každý zvlášť? A overte si aj u samotných portálov, či si napojenie nespoplatňujú oni – ako sa tomu vyhnúť.
AI funkcie a ich regulácia
- Aké dodatočné funkcie v rámci AI môžeme využiť?
- Ktoré z nich podliehajú regulácii, ktoré nie – a k čomu nás zaväzujú? Žiadajte transparentnú informáciu, nie uistenie.
- Viete AI funkcie úplne vypnúť? Tak, aby ich naši recruiteri vôbec nemohli použiť, kým si nenastavíme vlastné pravidlá – prečo na tom záleží.
Tu býva najväčší informačný gap. Dodávatelia AI nástrojov väčšinou všetci hovoria, že sú compliant. Lenže povinnosti nesie tak poskytovateľ, ako aj ten, kto AI v nábore používa. A nejde len o to, kde sa dáta spracúvajú – teda o bezpečné lokálne modely alebo tenanty v EÚ. To je otázka GDPR.
To, čoho sa GDPR netýka, sa týka AI Actu: ide o to, čo vlastne AI v procese náboru vyhodnocuje, a či to už nie je niečo zakázané, prípadne aké regulatórne povinnosti to so sebou nesie.
Otvorenosť systému
- Má systém REST API – a môžeme ho vidieť? Toto je dôležité: veľa dodávateľov povie, že API má, ale vy ho nikdy neuvidíte.
- Dostaneme dokumentáciu pre naše IT? Dajte ju svojmu IT oddeleniu, nech posúdi, či si dokáže napojiť napríklad kariérne stránky. Alebo ju odovzdajte agentúre, ktorá vám má kariérny web robiť – nech vám urobí ponuku a vy si vyhodnotíte zložitosť.
- Podporujete webhooky? Keď sa pýtate na API, pýtajte sa aj na ne. Umožňujú jednoduchšiu správu dát: dajú vám vedieť vo chvíli, keď sa niečo stane.
Výhodou otvoreného API je, že si systém napojíte na vlastné BI, na onboardingový nástroj alebo na HRIS.
Súvisiace funkcie: API rozhranie · Webhooky · Kariérne stránky
Dáta, bezpečnosť a GDPR
- Ako je u vás riešené GDPR?
- Čo všetko bude ATS potrebovať od nás? Toto si nechajte prejsť vlastným IT security.
Na GDPR sa ale nepýtajte len dodávateľa – opýtajte sa aj sami seba vnútri firmy, ako ho riešite vy. To isté platí pre bezpečnosť.
Proces a kandidát
- Má systém niečo ako SLA, aby kandidát netrval v procese náboru príliš dlho?
- Vie automatizovane merať kandidátsku skúsenosť, pokojne formou Net Promoter Score? Dôležité slovo je automatizovane.
Nenechajte sa zmýliť tým, keď vám systém ponúkne, že NPS pošlete kandidátovi na konci náboru e-mailom ako šablónu. To nedáva zmysel.
Ak máte decentralizovaný nábor a váš náborár nezvláda posielať ani zamietacie správy, NPS neposiela už vôbec. A tým skôr, ak svoj nábor nerobí srdcom, ale len ho odbýva, pretože naň nemá čas. Preto potrebujete systém, ktorý to bude robiť automatizovane.
Súvisiace funkcie: SLA na odbavenie kandidátov · Automatizované meranie NPS
Otázky dovnútra vlastnej firmy
- Opýtajte sa svojich manažérov, aké majú predstavy o tom, ako kandidátov odbavovať.
- Opýtajte sa na referencie na iných klientov dodávateľa. U nich potom zisťujte hlavne, čo sú reči a čo je realita.
- Ako bude prebiehať úvodné zaškolenie?
U manažérov ale pozor: nenechajte sa riadiť staromódnymi názormi a nenechajte si diktovať, že kandidátov musíte posielať napríklad len e-mailom.
Časté otázky
Na čo sa opýtať dodávateľa ATS?
Pýtajte sa na licenčný model, teda či platíte za používateľa, alebo za firmu, a či dostanete zľavu na prvý rok. Vyžiadajte si vopred zmluvy: kľúčová je zmluva o spracovaní osobných údajov (DPA) a zmluva o poskytovaní služby. Opýtajte sa na exitovú stratégiu a na to, či a za koľko vie dodávateľ zmigrovať dáta zo súčasného systému alebo z Excelu. Pri AI funkciách sa pýtajte nielen na to, čo vedia, ale aj na to, ktoré podliehajú regulácii a k čomu vás zaväzujú: povinnosti nesie tak poskytovateľ, ako aj ten, kto AI v nábore používa, a okrem GDPR ide predovšetkým o AI Act. Pýtajte sa tiež, či sa AI funkcie dajú úplne vypnúť, aby ich recruiteri nemohli použiť, kým nemáte vlastné firemné pravidlá. Overte otvorenosť systému: má REST API a uvidíte ho? Dokumentáciu dajte svojmu IT alebo agentúre, nech posúdi zložitosť napojenia kariérnych stránok. Pýtajte sa aj na webhooky. Ďalej na SLA, aby kandidát v procese netrval príliš dlho, a na to, či systém vie automatizovane merať kandidátsku skúsenosť formou NPS. Ponuka, že NPS pošlete kandidátovi ručne e-mailom ako šablónu, nedáva zmysel. Vyžiadajte si referencie na iných klientov a u nich zisťujte, čo sú reči a čo realita.