Sourcing na LinkedIne: ako ho robiť správne (GDPR aj technicky)
Sourcing na LinkedIne má dve roviny, ktoré treba oddeliť: právnu (GDPR) a technickú (sťahovanie profilov). Právne ide pri sourcingu (kandidáta oslovujete vy, nie on vás) najprv o získanie jeho ľudského súhlasu – teda odpovede na otázku „súhlasíš, že ťa zaradíme do náboru na túto pozíciu?". Ten vám dá základ oprieť sa o oprávnený záujem a splniť informačnú povinnosť; pri sourcingu navyše dáva zmysel požiadať rovno o formálny GDPR súhlas pre konkrétnu pozíciu. Technicky platí, že LinkedIn sa bráni automatizáciám – legitímny je plugin ovládaný človekom, ale aj tak musíte strážiť denný limit stiahnutých životopisov, ktorý drží sám LinkedIn. Tento článok nie je právne poradenstvo; každá firma by si mala postup nechať schváliť vlastným právnikom.
1. Právna rovina: súhlas a právny základ
Existuje viac právnych výkladov a líšia sa aj podľa prostredia – inak sa na to pozerá americké, inak európske. Než sa do toho pustíme, ujasnime si dva rôzne významy slova „súhlas", pretože sa pletú a je v tom celé jadro:
- Ľudský súhlas – prostá otázka „súhlasíš, že ťa zaradíme do náboru na pozíciu X?". Nie je to právny inštitút, je to slušnosť a praktický prvý krok.
- GDPR súhlas – formálny súhlas so spracovaním osobných údajov podľa GDPR. Samostatný právny základ, ktorý sa dá kedykoľvek odvolať.
V európskom prostredí si pri sourcingu najprv vyžiadate ten ľudský súhlas. Až potom má zmysel kandidáta ukladať – a máte na čom postaviť právny základ.
Ako by to prakticky malo vyzerať
Na LinkedIne oslovíte kandidáta cez správu a ponúknete mu pozíciu. Vo chvíli, keď odpovie, že má záujem, dal vám ľudský súhlas s tým, aby ste ho do procesu zaradili. Až teraz ukladáte jeho dáta – a opriete sa pritom o oprávnený záujem.
Hlavne ale splňte informačnú povinnosť: pretože dáta beriete z LinkedInu, nie priamo od kandidáta, platí článok 14 GDPR a musíte ho informovať najneskôr do mesiaca, alebo už pri prvom oslovení – podľa toho, čo nastane skôr.
Pri sourcingu navyše dáva zmysel požiadať aj o formálny GDPR súhlas so spracovaním pre tú konkrétnu pozíciu. Oprávnený záujem sa totiž najprirodzenejšie uplatní tam, kde kandidát sám aktívne odpovedá na vašu pozíciu (inbound). Pri sourcingu je to naopak – oslovujete vy jeho – takže formálny súhlas je tu na mieste.
Bežná prax a častý omyl
Realita býva iná: recruiter si chce kandidátov najprv nasourcovať, vytvoriť longlist, prebrať ho s manažérom a až shortlist osloviť a pridať. Toto dnes recruiteri bežne riešia v Exceli. Ale pozor:
Či kandidáta uložíte v Exceli, alebo v ATS, nie je z pohľadu vašich povinností pri spracovaní jeho osobných údajov žiadny rozdiel.
A ešte jeden omyl: niekto tvrdí, že kandidát tým, že je na profesijnej sieti, dáva súhlas s oslovovaním pracovnými ponukami. Nepleťte si ale súhlas, ktorý kandidát dáva LinkedInu pre používanie jeho siete, s povinnosťami vašej firmy spracovať osobné údaje. To sú dve rôzne veci a nedajú sa zmiešať dohromady.
„Dočasný súhlas" v ATS: kompromis, nie čistá litera
Disclaimer: nič ako „dočasný súhlas" z pohľadu práva neexistuje. Pravidlo znie: najprv súhlas, potom spracovanie. Keď ale nechcete ísť úplne najčistejšou cestou a zároveň nechcete len slepo kopírovať dáta kandidátov do ATS a robiť si v dátach neporiadok, je to lepšia varianta než viesť kandidátov bokom v Exceli s dvojitou evidenciou.
Ako funguje: ATS vám nastaví možnosť uchovať dáta kandidáta len na obmedzenú dobu – napríklad 14 dní, mesiac, dva. Počas tej doby z neho kandidáta požiadate o legitímny súhlas so spracovaním osobných údajov.
- Ak súhlas získate, kandidát dostane v systéme plný GDPR súhlas – rovnako ako pri ktorejkoľvek inej odpovedi, kde ste získali súhlas nad rámec výberového konania.
- Ak ho nezískate, dôjde k plnej, nezvratnej anonymizácii jeho osobných údajov – úplne rovnako, ako keď súhlas vyprší napríklad po dvoch rokoch alebo po skončení výberového konania.
Nie je to z pohľadu čistej litery GDPR najčistejšie, ale je to kombinácia bežnej praxe s tým, aby nedochádzalo k tomu, že dáta kandidátov uchovávate dlhodobo bez súhlasu. Také riešenie si nechajte schváliť svojím firemným právnikom.
Dôkazné bremeno je na vašej strane. Ako pri daniach musíte vy preukázať, že ste súhlas získali – nie úrad, že ste ho nemali.
Firmy, ktoré to neriešia, riskujú pokutu a kontrolu, pri ktorej budú musieť preukázať, že súhlas od kandidáta získali. A nedokážu to.
Súvisiace funkcie: GDPR compliance · Vlastná dĺžka súhlasu · Upozornenie pred vypršaním súhlasu · Automatická anonymizácia
2. Technická rovina: ako vôbec profil stiahnuť
LinkedIn sa snaží zabrániť automatizáciám a pluginom, ktoré sťahujú jeho dáta. Keď vám teda niekto ponúkne plnú automatizáciu stiahnutia profilov, riskujete zablokovanie účtu.
Existujú nástroje, ktoré to robia „chytro" – strážia rýchlosť preklikávania profilov a napodobňujú ľudské správanie, takže sú pre LinkedIn horšie detekovateľné a blokácia nemusí hroziť. To ale nemení nič na tom, že ide o šedú zónu.
Ako funguje poctivý plugin
Plugin, ktorý nemá autonómnu časť – teda sám neprechádza profily – robí len toto: na stránke kandidáta za vás nájde kontaktné údaje a správy, ktoré si píšete, predvyplní ich do formulára pluginu a cez API ich pošle do ATS. Nerobí nič zakázané, takže vám z jeho strany detekcia nehrozí.
Kľúčové riziko: denný limit stiahnutých CV
Aj tak vám ale blokácia hroziť môže – vo chvíli, keď stiahnete väčšie množstvo dát. Typicky keď u kandidáta kliknete na stiahnuť CV (teda skonvertovať jeho profil do PDF). Každý účet, vrátane recruiterského aj Sales Navigatoru, má denný limit stiahnutých životopisov. Keď ho prekročíte, LinkedIn vás zablokuje.
Tento limit platí bez ohľadu na to, či sťahujete ručne, alebo pluginom. Zablokovať si účet môžete aj úplne bez pluginu.
Preto vám dobrý plugin umožní vypnúť automatické sťahovanie CV. Kontakty kandidátov potom môžete prenášať pokojne v stovkách – čo využijete napríklad pri technologických firmách, kde je objem kľúčový – a samotné CV stiahnuť len na vyžiadanie, jedným kliknutím u konkrétneho kandidáta.
Súvisiace funkcie: Plugin pre LinkedIn · Nahranie správ z LinkedInu · AI sourcing na LinkedIne
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako riešime sourcing z LinkedInu:
- Plugin ovládaný človekom, nie autonómny bot – kontakty a správy z profilu predvyplní a cez API pošle do ATS.
- Vypnutie automatického sťahovania CV: sťahujete len kontakty, a CV konvertujete do PDF len na vyžiadanie – aby ste sa nedotkli denného limitu LinkedInu.
- GDPR automatizácia: vlastná dĺžka súhlasu, stráženie jeho expirácie a automatická anonymizácia po vypršaní.
Na rovinu: plugin sám žiadne limity LinkedInu nestráži – to je na strane LinkedInu. A tento článok nie je právne poradenstvo. Ako presne nastaviť sourcing aj prácu so súhlasmi si nechajte posúdiť vlastným právnym oddelením.
Časté otázky
Smiem si uložiť kandidáta z LinkedInu do ATS bez jeho súhlasu?
Existuje viac právnych výkladov a líšia sa podľa prostredia. Rozlišujte dva významy slova súhlas. Ľudský súhlas je otázka súhlasíš, že ťa zaradíme do náboru na pozíciu X, teda praktický prvý krok, nie právny inštitút. GDPR súhlas je formálny súhlas so spracovaním osobných údajov. Pri sourcingu si najprv vyžiadate ten ľudský súhlas: kandidáta oslovíte a on prejaví záujem. Až potom ho ukladáte a oprete sa o oprávnený záujem. Hlavne splňte informačnú povinnosť podľa článku 14 GDPR, pretože dáta beriete z LinkedInu, nie priamo od kandidáta, teda informujte ho najneskôr do mesiaca alebo pri prvom oslovení. Pri sourcingu navyše dáva zmysel požiadať aj o formálny GDPR súhlas pre konkrétnu pozíciu, pretože oprávnený záujem sa najprirodzenejšie uplatní tam, kde kandidát sám aktívne odpovedá na pozíciu, kým pri sourcingu oslovujete vy jeho. Pozor na častý omyl: súhlas, ktorý kandidát dáva LinkedInu pre používanie siete, nie je to isté ako povinnosť vašej firmy spracovať osobné údaje podľa GDPR. A či kandidáta uložíte v Exceli alebo v ATS, nie je z pohľadu vašich povinností žiadny rozdiel. Dôkazné bremeno je na vašej strane: musíte preukázať, že ste súhlas získali. Toto nie je právne poradenstvo, postup si nechajte schváliť vlastným právnikom.
Čo je dočasný súhlas pri sourcingu kandidátov?
Nič ako dočasný súhlas z pohľadu práva neexistuje; pravidlo znie najprv súhlas, potom spracovanie. Ide o kompromis, ktorý ponúkajú niektoré ATS ako lepšiu variantu než viesť kandidátov bokom v Exceli. Funguje tak, že systém uchová dáta kandidáta len na obmedzenú dobu, napríklad 14 dní až dva mesiace, a počas tej doby z neho kandidáta požiadate o legitímny súhlas so spracovaním osobných údajov. Ak súhlas získate, kandidát dostane v systéme plný GDPR súhlas. Ak ho nezískate, dôjde k plnej, nezvratnej anonymizácii jeho osobných údajov, rovnako ako keď súhlas vyprší napríklad po dvoch rokoch alebo po skončení výberového konania. Nie je to z pohľadu čistej litery GDPR najčistejšie riešenie a je vhodné nechať si ho schváliť firemným právnikom.
Hrozí za sťahovanie profilov z LinkedInu zablokovanie účtu?
Áno, môže. LinkedIn sa bráni automatizáciám, takže plná automatizácia sťahovania profilov znamená riziko blokácie. Poctivý plugin ovládaný človekom, ktorý sám neprechádza profily a len predvyplní kontakty a správy z otvoreného profilu a pošle ich cez API do ATS, nerobí nič zakázané a z jeho strany detekcia nehrozí. Blokácia však môže prísť pri stiahnutí väčšieho množstva dát, typicky pri sťahovaní CV, teda konverzii profilu do PDF. Každý účet, vrátane recruiterského aj Sales Navigatoru, má denný limit stiahnutých životopisov a jeho prekročenie vedie k blokácii, bez ohľadu na to, či sťahujete ručne, alebo pluginom. Preto dobrý plugin umožní vypnúť automatické sťahovanie CV, aby ste prenášali len kontakty a CV sťahovali len na vyžiadanie.
Ako funguje sťahovanie kandidátov z LinkedInu do ATS?
Plne automatizovaný scraping profilov LinkedIn nedovoľuje; nástroje sľubujúce neobmedzený automatický zber konajú proti pravidlám siete a riskujú zablokovanie účtu. Legitímnou cestou je prehliadačový plugin ovládaný človekom: recruiter si profil otvorí a jedným kliknutím ho prenesie do ATS, nejde o autonómneho bota. Kľúčové riziko drží sám LinkedIn, a to v podobe limitu na počet stiahnutých životopisov na účet za deň; pri jeho prekročení hrozí dočasné obmedzenie alebo blokácia účtu. Dobrý nástroj s tým pomôže, napríklad tým, že umožní vypnúť automatické sťahovanie CV, takže sa prenesie len samotný profil a limitu sa nedotknete. Pýtajte sa preto dodávateľa nielen či LinkedIn vie, ale hlavne ako ho rieši a aké riziká to nesie pre vaše účty.