Na co všechno musíte ATS napojit: portály, kariérní stránky, LinkedIn a referral #
Kandidáti k vám nechodí jedním kanálem. Přicházejí z pracovních portálů, z kariérních
stránek, z LinkedInu a z doporučení od zaměstnanců. Napojení ATS na tyhle
čtyři zdroje rozhoduje o tom, jestli se odpovědi sejdou na jednom místě, nebo jestli je
budete ručně přepisovat z e-mailů. Je to jedno z nejdůležitějších kritérií výběru a často
se při něm zapomíná na obousměrné napojení.
Jak ATS napojíte na pracovní portály? #
Napojení má vždy dva směry a oba musí fungovat. První je publikace: jeden inzerát zadáte
v ATS a zaškrtnete, kam se má vystavit. Tomu se říká multiposting. Druhý
směr je důležitější — stahování odpovědí kandidátů z portálů zpět do ATS. Bez něj vám sice
inzerát vyjde, ale kandidáti zůstanou roztroušení po portálech a v e-mailu.
Každý portál se přitom napojuje jinak. V praxi narazíte na tyhle způsoby:
| Způsob napojení | Co to znamená v praxi |
|---|
| Zabudované v ATS | Portál je součástí systému, účet si založíte přímo v něm. Nejjednodušší varianta — nic nenastavujete. |
|---|
| API | Přímé propojení oběma směry, obvykle nejrychlejší. Vyžaduje token nebo přístup od portálu. |
|---|
| XML publikační kanál | ATS vystaví soubor s pozicemi, portál si ho v daných intervalech stahuje. Pozice se proto nepropíšou okamžitě, ale v pevných časech. |
|---|
| XML feed s kandidáty | Opačný směr — portál nabízí soubor s odpověďmi, který si ATS načítá. |
|---|
| Webhook | Portál pošle odpověď do ATS ve chvíli, kdy dorazí. Typicky u menších a novějších portálů. |
|---|
| Odpovědní formulář | Na portálu je formulář, který sbírá odpovědi rovnou do ATS. Řešení pro portály bez vlastního rozhraní. |
|---|
| Plugin do prohlížeče | Kandidáta stáhnete z portálu na pár kliknutí ručně. Použitelné tam, kde portál automatizaci neumožňuje. |
|---|
| Systémový e-mail | Nouzová, ale funkční cesta: notifikaci z portálu přepošlete na adresu pozice a kandidát se sám založí v ATS. |
|---|
Nespokojte se s větou „portály podporujeme“. Chtějte seznam konkrétních portálů a u každého
typ napojení a směr — jestli umí jen vystavit inzerát, nebo i stáhnout odpovědi.
Rozdíly jsou velké i mezi velkými hráči. Některé portály propisují pozice jen do rozpracovaného
stavu a vystavení musíte dokončit u nich, jiné publikují v pevných časech několikrát denně,
další fungují okamžitě přes API. Zeptejte se taky, kdo za napojení platí — někdy je v ceně
licence ATS, jindy si účtuje portál.
Podrobně o napojení ATS na pracovní portály →
Jak ATS propojíte s kariérními stránkami? #
Kariérní stránky jsou jediný kanál, který máte plně pod kontrolou, a měly by být zdrojem
odpovědí číslo jedna. Klíčové je, aby výpis pozic nebyl statická stránka, kterou někdo ručně
přepisuje. ATS má výpis buď vygenerovat, nebo poskytnout přes rozhraní, které si váš web
načte — a odpovědi z formuláře musí padat rovnou do systému, ne na e-mail personalisty.
Ověřte si předem, jestli integraci zvládne váš web sám, nebo na ni budete potřebovat agenturu.
Podrobně o kariérních stránkách →
Jak ATS propojíte s LinkedInem? #
LinkedIn se obvykle neřeší jako publikační kanál, ale jako sourcing. Dobré ATS umí přenést
profil kandidáta do systému bez ručního přepisování, typicky přes prohlížečový plugin.
Počítejte s tím, že LinkedIn má vlastní limity a pravidla.
Podrobně o sourcingu na LinkedInu →
Jak do ATS zapojíte referral program? #
Doporučení od zaměstnanců bývá nejlevnější a nejkvalitnější zdroj kandidátů, ale jen když se
nedělá v tabulce. Referral napojený na ATS znamená, že zaměstnanec vidí, kam jeho tip došel,
a vy máte doporučené kandidáty ve stejném workflow jako všechny ostatní. Důležité je i měření:
kdo doporučil, v jaké fázi je kandidát a jaká je úspěšnost referral zdroje.
Podrobně o referral programu →
Chcete si ověřit, jak dobře máte napojený svůj ATS?
Projděte si seznam otázek pro dodavatele →
Napojení ATS na pracovní portály funguje ve dvou směrech a je zásadní je nezaměňovat. Prvním směrem se inzerát publikuje z ATS na portály: jeden inzerát zadáte v ATS a zaškrtnete, kam se má vystavit – na Jobs.cz, Práce.cz, StartupJobs i na vlastní kariérní stránky. Tomu se říká multiposting. Druhým směrem, který je ve výsledku důležitější, se odpovědi kandidátů z těchto portálů automaticky stahují zpět do ATS, aby se sloučily na jedno místo. Právě sloučení odpovědí je hlavní důvod, proč se ATS pořizuje.
Číst celou odpověď →
ATS (Applicant Tracking System), anglicky ATS software, je náborový software (česky někdy náborová aplikace), jehož hlavním úkolem je sloučit odpovědi kandidátů z různých zdrojů na jedno místo – z pracovních portálů, LinkedInu, kariérních stránek, referral programu, kampaní na sociálních sítích i ze sourcingu. Teprve když jsou data na jednom místě, dokáže systém nábor řídit a měřit. ATS pak provede kandidáta celým výběrovým řízením, umožní recruiterům a hiring manažerům spolupracovat nad hodnocením a pohovory, a nakonec z toho všeho poskytne analytiku a reporting, podle kterých se dá nábor zlepšovat.
Číst celou odpověď →
Malý HR tým by měl hledat jednoduchý ATS, který splní čtyři věci: sloučí odpovědi kandidátů na jedno místo bez přepisování, dostane hiring manažery dovnitř systému místo přeposílání životopisů e-mailem, sjednotí postup náboru do definovaného workflow, a ohlídá GDPR lhůty i rychlost odpovědí směrem ke kandidátům. Nerozhodujte podle počtu funkcí – rozhodujte podle toho, jestli systém opravdu použijí i manažeři. Není potřeba nic komplikovaného, ale je nutné do systému zapojit všechny uživatele, kteří se náboru účastní.
Číst celou odpověď →
U personální agentury rozhoduje velikost týmu a způsob práce, ne délka seznamu funkcí. Butiková agentura o dvou až třech recruiterech nepotřebuje robustní CRM na správu klientů – těžištěm jejího systému je kvalitní ATS zaměřené na vyhledávání ve vlastní databázi talentů a aktivní sourcing na LinkedInu. Střední a velké agentury naopak řeší, aby náklady na ATS nerostly neúměrně s počtem recruiterů a aby jim systém dal technologickou výhodu nad konkurencí. Napříč všemi velikostmi platí dvě věci: napojení na LinkedIn je nutnost, včetně přenosu historie konverzace s kandidátem, a systém musí umět zviditelnit odvedenou práci směrem ke klientovi i kandidátovi.
Číst celou odpověď →
Jakmile má nábor víc než jednoho náboráře, rozhodují dvě věci. První je cenový model: hledejte systém, kde neplatíte za každý uživatelský účet zvlášť, ale jednu cenu za zvolený rozsah funkcí. Druhá je schvalování pozic přes žádanky – tedy žádosti o otevření pozice, ze kterých teprve po schválení vznikne inzerát a publikuje se na portály. Systémy stavěné pro víc uživatelů navíc přinášejí SSO (jednotné přihlášení, které dnes vyžaduje i firemní kybernetická bezpečnost), role a přístupová práva, sdílený talent pool a doporučení kandidátů z náborů ostatních recruiterů. Žádanky jsou zároveň jediný způsob, jak v ATS smysluplně sledovat FTE – tedy kolik plných úvazků vlastně hledáte.
Číst celou odpověď →
Dobré napojení poznáte podle tří věcí. Za prvé: ATS odesílá e-maily z doménového jména vaší firmy, takže kandidátovi přijde zpráva stejně, jako by ji recruiter poslal z Outlooku nebo Gmailu. Za druhé: systém umí synchronizovat komunikaci s kandidátem – existují tři technické modely a liší se hlavně mírou přístupu, který systému dáte do schránky. Za třetí: kalendář funguje oběma směry – ATS vidí volné termíny včetně sdílených kalendářů kolegů a založený pohovor se propíše zpět do Google Kalendáře nebo Outlooku, včetně odkazu na Google Meet či Teams. Špičkou je pak rezervační odkaz, kterým si kandidát sám vybere termín bez rizika kolize.
Číst celou odpověď →
Kategorie, kterou hledáte, se jmenuje ATS (Applicant Tracking System) – náborový software, který sjednotí uchazeče z různých zdrojů na jedno místo a zároveň umožní multiposting, tedy publikaci jednoho inzerátu z jednoho místa na kariérní stránky i na více pracovních portálů. U rostoucí firmy navíc trvejte na podpoře sourcingu z LinkedInu a hlavně na transparentním cenovém modelu: vybírejte ATS, kde se platí licence za firmu, ne za jednotlivého uživatele. Jinak vás růst týmu bude systém trestat – a firma nakonec skončí u sdílení jednoho účtu mezi více lidmi, na což ATS nikdy nebyl navržen.
Číst celou odpověď →
Opět ATS (Applicant Tracking System). „Zvládnout nábor“ ale neznamená mít jeden předepsaný postup – znamená to, že si vlastní průběh náboru nastavíte sami a pro každý typ pozice jinak. Komunikace se pak automatizuje sama, protože ke každé fázi náboru přiřadíte e-mailovou šablonu s proměnnými: oslovení v pátém pádě u českých kandidátů a v prvním pádě u cizojazyčných, text podle rodu kandidáta nebo dynamicky doplněné datum sjednaného pohovoru. Zprávy přitom odesíláte a synchronizujete přes Gmail (Google Workspace) i Outlook (Microsoft 365).
Číst celou odpověď →
Hledejte ATS, které umožní nastavit si vlastní pohled – tedy sloupečky, které chcete vidět v přehledu kandidátů – nebo kanban, kde jsou kandidáti řazeni do sloupců podle jednotlivých fází, ve kterých se nacházejí. Systém by si měl vaši oblíbenou verzi vzhledu a pohledu zapamatovat a uložit. Jednotlivé položky v přehledu si můžete přizpůsobit a seřadit. Kandidáty pak sdílíte s manažery, a to nejpohodlněji přes mobilní aplikaci určenou pro manažery – je to nejrychlejší cesta, jak od nich získat zpětnou vazbu a spolupracovat s nimi.
Číst celou odpověď →
Nejčastější problém GDPR v náboru je záměna oprávněného zájmu a souhlasu. Když kandidát sám aktivně odpovídá na vaši pozici, ukládáte jeho data na základě oprávněného zájmu a souhlas k tomu nepotřebujete – musíte ale splnit informační povinnost. Souhlas se řeší až nad rámec výběrového řízení (když si kandidáta chcete nechat i potom) a musí být dobrovolný. Klíčové jsou dvě věci: jak dlouho smíte kandidáta uchovávat (u oprávněného zájmu jen po dobu nezbytně nutnou, u souhlasu po přiměřenou dobu, kterou obhájíte) a jak snadno může kandidát souhlas odvolat, což musí vést k úplné a nevratné anonymizaci. Tenhle článek není právní poradenství; postup si nechte schválit vlastním právníkem.
Číst celou odpověď →
Sourcing na LinkedInu má dvě roviny, které je potřeba oddělit: právní (GDPR) a technickou (stahování profilů). Právně jde u sourcingu (kandidáta oslovujete vy, ne on vás) nejdřív o získání jeho lidského souhlasu – tedy odpovědi na otázku „souhlasíš, že tě zařadíme do náboru na tuhle pozici?“. Ten vám dá základ opřít se o oprávněný zájem a splnit informační povinnost; u sourcingu navíc dává smysl zažádat rovnou o formální GDPR souhlas pro konkrétní pozici. Technicky platí, že LinkedIn se brání automatizacím – legitimní je plugin ovládaný člověkem, ale i tak musíte hlídat měsíční limit exportovaných profilů, který drží sám LinkedIn. Tenhle článek není právní poradenství; každá firma by si měla postup nechat schválit vlastním právníkem.
Číst celou odpověď →
Využití AI v náboru dnes dává smysl – právě nad velkým množstvím dat může mít ohromnou přidanou hodnotu. Má to ale dva regulátory. Prvním je GDPR: řeší, kde data kandidáta leží a jaké máte oprávnění je vůbec zadávat mimo kontrolu firmy. Druhým, a mnohem důležitějším, je AI Act: ten řeší, co AI v procesu náboru vyhodnocuje. Některé použití je vyloženě zakázané, většina užitečných funkcí spadá do kategorie vysokého rizika (high risk) – smíte je použít, ale za konkrétních podmínek. A některé věci, typicky práce s inzeráty nebo reporting nad anonymizovanými daty, do high risk zpravidla nespadají.
Číst celou odpověď →
Kariérní stránky jsou výkladní skříní vašeho employer brandu. Nejpřesnější přirovnání je e-shop: „produkty“ jsou vaše otevřené pozice a vy je chcete prodat těm správným kandidátům. O úspěchu nerozhoduje technologie, ale obsah – a ten stojí na pěti věcech: autentickém uchopení toho, proč právě u vás (USP / EVP), přehledném výpisu pozic (u větších firem s vlastními filtry), zachycení kandidátů i bez vhodné pozice do talent poolu, dobře udělaném detailu inzerátu (proměnlivý vzhled, ideálně i mzda) a co nejjednodušším odpovědním formuláři přímo v inzerátu. A jako u e-shopu platí: samotné stránky ještě nikoho nepřivedou – potřebují marketing, který na ně kandidáty dostane.
Číst celou odpověď →
Než začnete řešit integraci ATS s HR informačním systémem (HRIS), uvědomte si jednu věc: v náboru o kandidátovi evidujete překvapivě málo údajů, které se do HRIS opravdu hodí – jméno, kontakt, na jakou pozici se hlásil, za jakých podmínek a kdy může nastoupit. A ani ty úplně nesedí: název inzerátu se skoro nikdy nerovná katalogové pozici v HRIS. Tuhle malou sadu dat je proto potřeba dát na misku vah proti nákladům a spolehlivosti integrace. U jednoduchého předání kandidáta se integrace často nevyplatí; skutečnou hodnotu má až u robustních toků – kdy se z HRIS načítají otevřené pozice do nabídky, „zamykají“ se a celý záznam se přenese do onboardingu. Samostatné téma je pak preboarding dotazník a oddělení náborových dat od dat zaměstnaneckých (GDPR).
Číst celou odpověď →
Referral program je jeden z nejkvalitnějších zdrojů kandidátů. Jenže způsob, jak ho většina firem provozuje, je plochý: finanční odměna až za nástup nebo zkušebku. Zapojí se zlomek lidí. Skutečná otázka zní, jak zapojení zvýšit. Odpověď: gamifikace, drobné odměny a napojení na ATS.
Číst celou odpověď →
Zamítání kandidátů jde v ATS zjednodušit a z velké části automatizovat: důvody zamítnutí napojíte na automatické zprávy, pohlídáte SLA a změříte spokojenost. Smyslem není jen šetření času recruiterům, ale rychlá zpětná vazba kandidátům, personalizované odmítnutí a lepší kandidátská zkušenost.
Číst celou odpověď →
Employer branding nevzniká tím, že ho napíšete na zeď. Existuje, ať ho definujete, nebo ne. Celá práce začíná jinde: pochopit, proč pro vás lidé pracují. To je náboj pro náborový marketing a kariérní web je pak jen místo, kde ho vystřelíte. Drahou agenturu na to malá firma nepotřebuje.
Číst celou odpověď →
Většina reportů v náboru vzniká jako povinnost pro vedení a nikoho pak nezajímají. Přitom stačí sledovat čtyři věci: kvalitu náboru, rychlost, funnel se zdroji a důvody zamítnutí. A hlavně — nechcete data. Chcete informaci, která posune rozhodnutí.
Číst celou odpověď →
Výběr ATS nerozhoduje demo, ale otázky, které položíte předtím. Následuje seznam, který pokrývá cenu a smlouvu, AI funkce a jejich regulaci, otevřenost systému, data a bezpečnost, proces a kandidáta – a nakonec i otázky, které si musíte položit uvnitř vlastní firmy.
Číst celou odpověď →