Které ATS má dobré napojení na e-mail a kalendář?
Dobré napojení poznáte podle tří věcí. Za prvé: ATS odesílá e-maily z doménového jména vaší firmy, takže kandidátovi přijde zpráva stejně, jako by ji recruiter poslal z Outlooku nebo Gmailu. Za druhé: systém umí synchronizovat komunikaci s kandidátem – existují tři technické modely a liší se hlavně mírou přístupu, který systému dáte do schránky. Za třetí: kalendář funguje oběma směry – ATS vidí volné termíny včetně sdílených kalendářů kolegů a založený pohovor se propíše zpět do Google Kalendáře nebo Outlooku, včetně odkazu na Google Meet či Teams. Špičkou je pak rezervační odkaz, kterým si kandidát sám vybere termín bez rizika kolize.
Základ: odesílání z vaší domény
Nejde o kosmetiku. Když ATS posílá kandidátům zprávy z cizí adresy, kandidát nepozná odesílatele, odpověď se ztratí a doručitelnost klesá. Systém proto musí umět odesílat pod vaší doménou – tedy tak, jako by e-mail odešel přímo z Outlooku či Gmailu.
Nejběžnější cestou je napojit přes autorizaci konkrétní e-mailový účet, ze kterého zprávy odcházejí. Ověřte proto u dodavatele, že napojení počítá s Microsoft 365 (Outlook) i s Google Workspace (Gmail).
Existuje i varianta, kdy se ATS napojí přímo na e-mailové servery vaší firmy pomocí SPF a DKIM záznamů. Tím ale dáváte serveru dodavatele právo odesílat pod vaší doménou prakticky jakýkoli e-mail, a z pohledu bezpečnosti proto nebývá preferovaná.
Související funkce: Odesílání v doménovém jméně · E-mailové šablony
Tři způsoby, jak synchronizovat komunikaci s kandidátem
Cílem je, aby v ATS zůstala celá konverzace s kandidátem – tedy i to, co recruiter napsal ze své schránky, a to, co kandidát odepsal. Toho jde dosáhnout třemi způsoby. Nejsou rovnocenné.
| Model | Jak funguje | Výhoda | Nevýhoda |
|---|---|---|---|
| 1. Plugin (manuální) |
Doplněk v Outlooku nebo Gmailu, kterým recruiter vybranou konverzaci uloží do ATS – nebo z e-mailu rovnou založí kandidáta. | Plná kontrola nad tím, co se ukládá. Bezpečnostně nejčistší. | Závisí na disciplíně recruitera. Co neuloží, v systému není. |
| 2. Systémový |
ATS má vlastní adresu, kterou dáte do kopie. Vše, co přes ni projde, se zaznamená u kandidáta. | Funguje automaticky a systém nemá přístup do vaší schránky. | Zaznamená jen to, co přes kopii projde – a adresu v kopii lze ručně odebrat. |
| 3. Přímé napojení na schránku |
ATS se připojí k poštovnímu účtu a čte všechny příchozí zprávy. | Neunikne nic, recruiter nemusí dělat nic. | Bezpečnostní riziko. Většina firem to z pohledu kybernetické bezpečnosti nepovolí. |
Související funkce: Synchronizace komunikace · Plugin pro Outlook · Plugin pro Gmail
Kalendář musí fungovat oběma směry
Napojení kalendáře se často zredukuje na „vidím v ATS své schůzky“. To je málo. Užitečné napojení má dva směry.
Směr 1: ATS vidí dostupnost – včetně kolegů
Systém nečte jen váš kalendář, ale i ty, které máte v Outlooku nebo Google Kalendáři nasdílené. Při plánování pohovoru tak transparentně vidíte, kdy má volno hiring manažer i další kolega z panelu, a termín navrhnete napoprvé správně.
Směr 2: pohovor z ATS se propíše do kalendáře
Když v ATS založíte pohovor, událost se objeví ve vybraném kalendáři (nebo v několika naráz) a odejde z něj standardní pozvánka. U online pohovoru systém rovnou vygeneruje odkaz na schůzku – Microsoft Teams u Outlooku, Google Meet u Googlu – a vloží ho do pozvánky.
Výsledkem je, že v ATS máte přehledný seznam termínů pohovorů, u online schůzky přímý odkaz na hovor a u osobního pohovoru adresu pobočky, kam má kandidát dorazit.
Související funkce: Google Kalendář · MS Outlook kalendář · Dostupnost volných termínů · Propsání termínu do kalendáře · Generování Teams / Meet odkazu · Datum pohovoru
Rezervační odkazy: nechte kandidáta vybrat termín
Místo e-mailového ping-pongu ve stylu „hodilo by se vám ve čtvrtek?“ pošlete kandidátovi rezervační odkaz. Ten je napojený na váš kalendář a řídí se pravidly, která nastavíte – jak dlouhý je slot, kdy nejdřív a kdy nejpozději si lze rezervovat, kolik je pauza mezi pohovory.
Kandidát si vybere termín, který mu vyhovuje, a vy máte jistotu, že nikdy nebude v konfliktu s jinou událostí ve vašem kalendáři. Pokročilejší varianty umí zohlednit i více externích kalendářů naráz nebo vytvořit multi-slot, kdy se na jeden termín přihlásí několik kandidátů – typicky pro assessment centrum.
Rezervační odkazy se stávají standardem. Pro kandidáta jsou signálem, že firma je technicky vyspělá a že nábor staví na jeho pohodlí, ne na pohodlí recruitera.
Související funkce: Rezervační odkazy · Napojení více externích kalendářů · Multi-sloty pro assessment centrum
Kompletní seznam otázek pro dodavatele ATS →
Nejlepší způsob plánování pohovoru je pořád telefon
Než se dostaneme k nástrojům: nejlepší způsob, jak s kandidátem domluvit termín, je pořád telefon. Nebo osobní domluva. Hledáte průnik společně a oba víte, jak je ten termín naléhavý.
Z pohledu recruitera je totiž ve hře víc, než je na první pohled vidět. Potřebuje hiring manažera, občas dva. Potřebuje volnou zasedačku. A potřebuje mít čas sám. Hledá průnik klidně mezi čtyřmi kalendáři.
Kandidát na druhé straně vybírá termín někam mezi squash a badminton — to je trochu jiná naléhavost. Nebo je to přesně naopak: je zaměstnaný, má doma nemocné děti a manévrovací prostor skoro žádný. Tohle se nejlíp vyříká řečí, ne e-mailem.
Jenže telefon není vždycky po ruce. Voláte člověku, který je zrovna v práci nebo zrovna řeší něco doma. Nesoustředí se na výběr termínu a udělá spíš víc chyb než užitku.
Proč nevypisovat volné termíny do e-mailu
Nejbližší náhradní řešení je vypsat kandidátovi termíny do e-mailu. Zní to nevinně. V praxi to znamená otevřít všechny kalendáře, najít v nich průnik a ty nabídnuté sloty zablokovat, aby si je mezitím někdo nevzal.
A tady je past, která není na první pohled vidět: čím víc pohovorů takhle plánujete, tím víc slotů máte zablokovaných. Sami sobě zavíráte kalendář.
Ve chvíli, kdy pracujete se čtyřmi kalendáři, nabídnete za čtrnáct dní jeden termín — a budete rádi, že se vůbec nějaký podařilo najít.
Teď to samé očima kandidáta, který vaši logiku nezná. Přijde mu e-mail: za čtrnáct dní se dostavte v osm ráno. Nebo mu přijde odkaz: vyberte si, co vám vyhovuje. Za obojím je stejný kalendář, ale candidate experience je propastně jiná.
Rezervační odkaz: co má nástroj na plánování pohovorů umět
Rezervační odkaz je odkaz, přes který si kandidát vybere termín z reálně volných míst ve vašich kalendářích. Navenek drobnost — jeden řádek v e-mailu. Uvnitř rozdíl mezi tím, jestli recruiter otevírá čtyři kalendáře, nebo žádný.
Pokud hledáte nástroj na nábor, který plánování pohovorů opravdu zvládne, tohle je pět vlastností, podle kterých se rozhodovat.
Opře se o víc než jeden kalendář. Recruiter, hiring manažeři, zasedačka. Kandidát pak vidí skutečný průnik, ne váš odhad.
Umí rezervační pravidla. Ne dva měsíce dopředu, ne hodinu před schůzkou. Bez pravidel se volnost, kterou kandidátovi dáte, vrátí jako termín, na který se nikdo nestihne připravit.
Propíše rezervaci ke kandidátovi. Tady je hlavní rozdíl mezi rezervačním odkazem uvnitř ATS a obecnou plánovací službou. U externího nástroje termín skončí v kalendáři, ale ne u kandidáta ve výběrovém řízení.
Nenutí kandidáta zadávat údaje dvakrát. U externí služby vyplňuje jméno, e-mail a telefon znovu. Klidně uvede jiné číslo než v přihlášce — a vy máte problém s identifikací a napárováním záznamů.
Zvládne oboustrannou synchronizaci kalendáře. To je varianta napůl cesty: při plánování vidíte víc kalendářů najednou, takže během hovoru nabídnete konkrétní termín. K tomu je potřeba napojení na e-mail a kalendář.
Nechat kandidáta vybírat si sám je nejlepší varianta hned po telefonu. A občas je i lepší: člověk zrovna nemá po ruce kalendář, neví z hlavy, kdy mají děti kroužky, a potřebuje chvíli na to, aby vybral termín, který opravdu vyjde.
Přeplánování je druhá polovina té funkce
Na rezervační odkazy se většinou díváme jako na plánování. Stejně důležité je ale přeplánování pohovoru. To, že máte čas dneska, neznamená, že za týden neonemocníte vy nebo vaše děti.
A přijít na pohovor nemocný neprospěje nikomu. Kandidát tím sice prokáže vůli jít až za hranici zdraví, jenže to nikdo neocení.
Recruiter si z nemocného kandidáta na pohovoru neodnese, že je odhodlaný. Odnese si, že je tak zoufalý, že tu práci potřebuje.
Dobrý nástroj proto nechá kandidáta termín přesunout — zase s pravidly, aby to nešlo hodinu předtím. Vybere si náhradní čas, recruiter nedělá nic a všem se změna promítne do kalendáře.
Ať jsme féroví: i tady má telefon navrch. Po telefonu slyšíte, že kandidát sotva mluví a třikrát zakašle, a je vám jasné, že to nehraje. Napsané „mám rýmu" každý přečte jinak.
Jenže existují recruiteři, kterým se prakticky nedovoláte, protože jedou interview za interview a na zmeškané hovory se dostanou až mezi nimi. Tam je samoobslužné přeplánování úleva pro obě strany.
Jaký nástroj na nábor zvládne plánování pohovorů?
Takový, který umí pracovat s několika kalendáři najednou, nabídne kandidátovi rezervační odkaz s vlastními pravidly a domluvený termín propíše přímo ke kandidátovi ve výběrovém řízení. Pokud plánovací nástroj stojí mimo ATS, počítejte s tím, že data budete spojovat ručně a kandidát je zadá dvakrát.
Jak nechat kandidáta vybrat si termín pohovoru?
Pošlete mu rezervační odkaz místo seznamu termínů v e-mailu. Ukazuje jen skutečně volná místa v kalendářích všech účastníků a hlídá pravidla, která si nastavíte. Kandidát si vybere a termín se rovnou zapíše všem — nikomu přitom nic neblokujete dopředu.
Jak přeplánovat pohovor, když kandidát onemocní?
Nechte přesun na něm. Rezervační odkaz s možností přeplánování mu dovolí vybrat náhradní termín z volných míst a recruiter kvůli tomu neotevře jediný kalendář. Nastavte si jen hranici, do kdy může termín měnit, ať se přesun neděje hodinu před schůzkou.
Tohoto průvodce vydává Recruitis.io, český ATS. Jak řešíme napojení my:
- Napojíme se na Microsoft 365 (Outlook) i na Google Workspace (Gmail) – autorizujete konkrétní e-mailový účet a my z něj odesíláme v doménovém jméně vaší firmy.
- Ze tří modelů synchronizace nabízíme první dva: plugin pro Outlook a Gmail (ruční uložení konverzace nebo založení kandidáta přímo z e-mailu) a systémový e-mail v kopii, který zaznamená komunikaci mezi recruiterem a kandidátem.
- Kalendář napojujeme obousměrně: vidíte dostupnost svou i sdílených kalendářů kolegů a založený pohovor se propíše zpět do kalendáře. U online schůzky se do pozvánky vygeneruje odkaz na Teams nebo Google Meet.
- Rezervační odkazy umožní kandidátovi vybrat si volný termín podle vašich pravidel, bez rizika kolize.
- Rezervační odkazy jsou nativní součástí ATS: nejde o externí plánovací službu, se kterou byste museli data spojovat ručně.
- Opora o víc kalendářů najednou: recruiter, jeden nebo víc hiring manažerů i zasedačka — kandidát vidí jen skutečný průnik volných časů.
- Rezervační pravidla: nastavíte, jak dlouho dopředu a jak těsně před termínem si kandidát ještě může čas rezervovat.
- Rezervace se propíše přímo ke kandidátovi: termín i jeho změny máte u kandidáta ve výběrovém řízení, ne v odděleném kalendáři.
- Kandidát nezadává údaje znovu: odpadá riziko, že uvede jiný kontakt než v přihlášce a vzniknou dva záznamy.
- Samoobslužné přeplánování: kandidát si vybere náhradní termín sám, recruiter nemusí zasahovat a všem se změna promítne do kalendáře.
- Oboustranná synchronizace kalendářů: při plánování vidíte víc kalendářů najednou a můžete nabídnout konkrétní termín rovnou během hovoru.
Co vědomě neděláme: třetí model – tedy přímé připojení k vaší poštovní schránce, kdy by ATS četlo všechny příchozí zprávy – nenabízíme. Většina firem ho z bezpečnostních důvodů stejně nepovolí a my nechceme mít přístup do vaší pošty.
A na rovinu k systémovému e-mailu: systémovou adresu přidáváme do kopie automaticky pokaždé, když odešlete e-mail ze systému – a to i tehdy, když dáte jen „odpovědět“ (nemusíte „odpovědět všem“). Recruiter na nic nemyslí. Zaznamená se ale jen to, co přes kopii projde: adresu z kopie může recruiter i kandidát ručně odebrat.
Časté otázky
Jak funguje synchronizace e-mailové komunikace s kandidátem v ATS?
Existují tři modely a nejsou rovnocenné. První je plugin v Outlooku nebo Gmailu, kterým recruiter ručně uloží vybranou konverzaci do ATS nebo z e-mailu rovnou založí kandidáta; má plnou kontrolu a je bezpečnostně nejčistší, ale závisí na disciplíně recruitera. Druhý je systémový e-mail: ATS má vlastní adresu, kterou systém při odesílání automaticky přidává do kopie, takže se komunikace zaznamená u kandidáta; funguje automatizovaně, recruiter na nic nemyslí a systém nemá přístup do schránky. Zaznamená se ale jen to, co přes kopii projde, a adresu v kopii lze ručně odebrat. Třetí je přímé napojení na poštovní schránku, kdy ATS čte všechny příchozí zprávy; z pohledu kybernetické bezpečnosti nebývá oblíbený a většina firem ho nepovolí.
Co jsou rezervační odkazy pro plánování pohovorů?
Rezervační odkaz je odkaz napojený na kalendář recruitera, který pošlete kandidátovi místo e-mailového domlouvání termínu. Řídí se pravidly, která nastavíte: délka slotu, nejbližší a nejzazší možný termín, pauza mezi pohovory. Kandidát si vybere termín, který mu vyhovuje, a systém zaručí, že nebude v konfliktu s jinou událostí v kalendáři. Pokročilejší varianty umí zohlednit více externích kalendářů naráz nebo vytvořit multi-slot, kdy se na jeden termín přihlásí několik kandidátů, typicky pro assessment centrum. Rezervační odkazy se stávají standardem a pro kandidáta jsou signálem technické vyspělosti firmy.