Co je ATS systém a k čemu slouží?
ATS (Applicant Tracking System), anglicky ATS software, je náborový software (česky někdy náborová aplikace), jehož hlavním úkolem je sloučit odpovědi kandidátů z různých zdrojů na jedno místo – z pracovních portálů, LinkedInu, kariérních stránek, referral programu, kampaní na sociálních sítích i ze sourcingu. Teprve když jsou data na jednom místě, dokáže systém nábor řídit a měřit. ATS pak provede kandidáta celým výběrovým řízením, umožní recruiterům a hiring manažerům spolupracovat nad hodnocením a pohovory, a nakonec z toho všeho poskytne analytiku a reporting, podle kterých se dá nábor zlepšovat.
1. Sloučit odpovědi kandidátů na jedno místo
Tohle je primární a nejdůležitější funkce každého ATS. Kandidáti k vám přicházejí z mnoha směrů a bez ATS končí každý jinde:
- pracovní portály – v administraci každého portálu zvlášť,
- kariérní stránky – ve firemní e-mailové schránce,
- LinkedIn – ve zprávách konkrétního recruitera,
- referral program – v e-mailu od kolegy,
- sociální sítě a kampaně – v komentářích a zprávách,
- sourcing – v osobní tabulce toho, kdo hledal.
ATS tyhle proudy svede dohromady a udělá z nich jednu databázi, se kterou se skutečně pracuje. Bez tohohle kroku nemá smysl řešit nic dalšího – všechny ostatní funkce na něm stojí.
Související funkce: Multiposting · Pracovní portály · Kariérní stránky · Plugin pro LinkedIn · Detekce duplicit
Dokud máte odpovědi na pěti různých místech, nemáte co řídit – ani co měřit.
2. Provést kandidáta procesem a spolupracovat s kolegy
Druhá vrstva ATS je samotný průběh výběrového řízení. Kandidát se posouvá definovanými fázemi náboru a systém drží pohromadě všechno, co se u něj děje: poznámky z pohovoru, termíny, hodnocení od jednotlivých lidí i historii komunikace.
Klíčové slovo je spolupráce. Na náboru se nikdy nepodílí jen recruiter – vstupují do něj hiring manažeři, kolegové z týmu, někdy i externí partneři. ATS jim dá společné místo, kde vidí totéž: kdo je kandidát, v jaké je fázi, co o něm říkali ostatní a co se od nich čeká. Tím zmizí nejčastější zlozvyk náboru – přeposílání životopisů e-mailem a rozhodování v jedné soukromé konverzaci.
Související funkce: Kanban · Vlastní fáze procesu · Poznámky · Skóre karta · Plánování pohovorů · Pohledy pro manažery
3. Měřit nábor a zlepšovat ho
Třetí vrstva je důvod, proč se ATS vyplatí i tehdy, když vám první dvě přijdou zvládnutelné ručně. Protože data leží na jednom místě a proces má definované fáze, systém umí spočítat, co jinak nikdo neví: odkud přicházejí nejlepší kandidáti, kde se výběrové řízení zadrhává, jak dlouho trvá obsazení pozice a kolik kandidátů se v které fázi ztratí.
Typické metriky jsou time to hire (od odpovědi kandidáta po přijetí nabídky), time to fill (od otevření pozice po její uzavření), konverzní trychtýř mezi fázemi a zdroj kandidáta. Bez nich nábor neřídíte, jen ho odbavujete.
Související funkce: Přehled zdrojů odpovědí · Time to hire · Time to fill · Konverzní trychtýř · Měření NPS
Jaký proces ATS pokrývá
ATS je systém pro řízení procesu náboru. Jeho cílem je zachytit celý proces od chvíle, kdy vznikne požadavek, až po nástup kandidáta:
- Požadavek od manažera na otevření pozice, jeho schválení a otevření pozice.
- Vystavení inzerátu na různých místech – publikace na pracovní portály a kariérní web.
- Sběr kandidátů na jedno místo, včetně těch získaných sourcingem, tedy aktivním vyhledáváním.
- Vlastní proces náboru, který si nastavíte: prescreening, plánování pohovorů, zápisy z pohovorů a několik dalších kol podle toho, jak máte proces postavený.
- Ukončení kandidáta v kterékoli fázi a komunikace s ním – informace o průběhu i o závěru výběrového řízení.
- Kooperace s hiring manažerem: ten, kdo o otevření pozice žádal, se vyjadřuje k relevanci kandidáta, v některých procesech ho schvaluje a pokračuje v procesu společně s recruiterem.
- Nabídka kandidátovi (tzv. hiring proposal), kde mu sdělíte, za jakých podmínek a kdy mu nabízíte nástup.
Ve chvíli, kdy kandidát nabídku akceptuje, proces v ATS formálně končí. Některá ATS umožňují pokračovat pre-boardingem, ten už ale většinou patří specializovaným onboardingovým nástrojům, případně systémům HRIS.
Související funkce: Multiposting · Vlastní fáze procesu · Skóre karta · Generování pracovní nabídky
Kde se ATS nachází mezi ostatními systémy
Pojmy se často pletou. Následuje vymezení vůči třem systémům, se kterými se ATS zaměňuje nejčastěji.
ATS a HRIS
HRIS (HR informační systém) obsáhne celý proces HR věcí, včetně docházky nebo mezd. Některé HRIS umožňují i zjednodušený proces náboru – jenže tím, že se na něj nespecializují, bývá v nich nábor často jen jednoduchým výčtem kandidátů, které do systému navíc musíte ve většině případů ručně přepsat.
Právě proto v poslední době roste obliba ATS: specializuje se na proces náboru a automatizuje i ty části, které HRIS nepovažuje za úplně důležité.
ATS a CRM
ATS bývá občas označováno jako „CRM pro HR“. Ta analogie dává smysl: CRM se používá v obchodě a pracuje s leady a příležitostmi. V ATS jsou leady kandidáti a příležitostí je snaha přijmout kandidáta na pracovní pozici – obdoba uzavření obchodu.
Přesto není správné ATS takto nazývat. CRM je čistě pro obchod. Analogicky sice může řešit velmi podobné věci, ale nemá přizpůsobené to, co ATS.
ATS a Excel
Excel je evoluční předchůdce ATS – tabulkový editor, ve kterém si některé firmy snadno a přehledně sdílely, a dodnes sdílí, kandidáty. Je ale potřeba k tomu přistoupit tak, že nic neautomatizuje a všechna data do něj musíte přepisovat. Pro profesionální řízení procesu náboru to není ideální způsob.
| Systém | Co řeší | Vztah k ATS |
|---|---|---|
| ATS | Řízení procesu náboru od požadavku na otevření pozice po akceptaci nabídky. | — |
| HRIS | Celý proces HR věcí včetně docházky a mezd. | Nábor v něm bývá jen výčet kandidátů, které musíte ručně přepsat. |
| CRM | Obchod: leady a příležitosti. | Analogie ATS („CRM pro HR“), ale není přizpůsobené náboru. |
| Excel | Tabulkový editor pro sdílení kandidátů. | Evoluční předchůdce ATS. Nic neautomatizuje, data se přepisují. |
Kdy firma ATS skutečně potřebuje?
Většinou bývá pravidlem, že ATS začne dávat smysl ve chvíli, kdy firma inzeruje minimálně patnáct pozic ročně. Samotný počet inzerátů ale rozhoduje jen zčásti. Je potřeba se na to podívat třemi optikami.
1. Kolik pozic ročně inzerujete
Patnáct otevřených pozic za rok je rozumná hranice, od které se ATS vyplatí prakticky vždy. Není to ale podmínka.
2. Kolik kandidátů projde vaší pipeline
Rozhodující je objem kandidátů, ne počet inzerátů. U volumové pozice – typicky nábor do call centra – může stačit jediná otevřená pozice, aby ATS dávalo smysl. Kandidátů přes ni projdou stovky a bez systému je neuřídíte.
3. Co chcete nasazením ATS získat nebo změnit
Tohle je optika, na kterou se nejčastěji zapomíná. I velmi malá firma s velmi malým interním náborem může ATS potřebovat – například když chce být orientovaná na kandidáta a tak i navenek působit už v průběhu výběrového řízení. Tam může dávat smysl pořídit ATS i při pěti inzerátech ročně.
Důvodem může být i to, že chcete získat platformu, kde si sdílíte kandidáty nasourcované z LinkedInu. Můžete hledat jen tři nebo čtyři pozice kontinuálně, na kterých máte dlouhodobě nedostatek lidí, a přitom si chcete uvnitř svého ATS budovat jednotný pool kandidátů.
Tohoto průvodce vydává Recruitis.io, český ATS. Jak pokrýváme tři vrstvy popsané výše:
- Sloučení dat: multiposting a automatizovaný sběr odpovědí z 35+ pracovních portálů, kariérního webu a přes plugin i z LinkedInu.
- Proces a spolupráce: kanbanová pipeline s vlastními fázemi náboru, hodnocení a poznámky sdílené s hiring manažery, plánování pohovorů.
- Měření: reporty a BI dashboardy nad náborem, sledování SLA a měření NPS kandidátů.
- Systém provozujeme v EU s ohledem na GDPR; uživatelé jsou v ceně bez omezení počtu.
Kde Recruitis nepomůže: jsme ATS, ne HRIS. Naše role končí přijetím nabídky – docházku, mzdy ani evidenci zaměstnanců neřešíme. Na to potřebujete personální systém a napojení na něj.
Časté otázky
Kdy firma potřebuje ATS?
Většinou bývá pravidlem, že ATS začne dávat smysl ve chvíli, kdy firma inzeruje minimálně patnáct pozic ročně. Samotný počet inzerátů ale rozhoduje jen zčásti a je potřeba se na to podívat třemi optikami. První je počet inzerovaných pozic. Druhá je objem kandidátů, kteří projdou pipeline: u volumové pozice, jako je nábor do call centra, může stačit jediná otevřená pozice, protože kandidátů přes ni projdou stovky. Třetí je to, co chcete nasazením ATS získat nebo změnit. I velmi malá firma s malým interním náborem může ATS potřebovat, pokud chce být orientovaná na kandidáta, nebo pokud chce získat platformu, kde si sdílí kandidáty nasourcované z LinkedInu a buduje si jednotný pool kandidátů. Tehdy dává ATS smysl i při pěti inzerátech ročně.
Je ATS to samé co CRM?
ATS bývá občas označováno jako „CRM pro HR“. Ta analogie dává smysl: CRM se používá v obchodě a pracuje s leady a příležitostmi. V ATS jsou leady kandidáti a příležitostí je snaha přijmout kandidáta na pracovní pozici, tedy obdoba uzavření obchodu. Přesto není správné ATS takto nazývat. CRM je čistě pro obchod; analogicky sice může řešit velmi podobné věci, ale nemá přizpůsobené to, co ATS. Excel je pak evoluční předchůdce ATS: tabulkový editor, ve kterém si firmy sdílely a dodnes sdílí kandidáty, ale nic neautomatizuje a všechna data se do něj musí přepisovat.